Comment fonctionne TaskLoop, de la demande à la note

Les quatre étapes en bref

TaskLoop repose sur une seule boucle : demande, affectation, action, évaluation. Trois applications la portent.

• L’application de demande est l’endroit où un client scanne le QR code de sa chambre, envoie une demande, la suit et évalue le résultat.
• Le tableau de bord d’administration est l’endroit où la réception, le bureau d’un immeuble ou un superviseur enregistre les demandes, les affecte, fixe la priorité, l’échéance et les consignes, et voit tout le travail ouvert et la charge de chaque service en temps réel.
• L’application mobile du personnel est l’endroit où femmes de chambre, techniciens et agents reçoivent leurs tâches par notification push, les acceptent, mettent à jour le statut et les clôturent avec une photo facultative et un horodatage de fin.

À tout moment de la boucle, les tâches en retard remontent à un superviseur. Les rapports rassemblent les résultats : taux de réalisation, délais de réponse et de réalisation, performance des équipes et notes des clients.

Voici la même boucle dans chacun des trois contextes pour lesquels TaskLoop est conçu.

À l’hôtel

1. Demande

Une cliente de la chambre 517 remarque qu’il manque des serviettes dans la salle de bains. Au lieu d’appeler la réception, elle scanne le QR code placé dans la chambre. La page de demande connaît déjà le numéro de chambre. Elle choisit la demande, ajoute « deux serviettes de bain, s’il vous plaît » et l’envoie. Elle voit que sa demande a bien été reçue.

Tous les clients ne scanneront pas un code. Quand un client appelle ou passe au comptoir, la réception enregistre la demande dans le tableau de bord en quelques secondes, et elle est suivie de la même façon.

2. Affectation

La demande apparaît dans le tableau de bord de la réception. Le réceptionniste la confie aux étages, ou directement au runner de l’étage, avec une priorité normale et une échéance de 20 minutes. Si le runner doit savoir quelque chose, par exemple « la cliente est en visio jusqu’à 10 h 30, déposer devant la porte », cela figure dans les consignes.

3. Action

Le téléphone du runner affiche une notification push. Il accepte la tâche, et la réception voit qu’elle est prise en charge. Il apporte les serviettes, prend une photo rapide devant la porte si c’est votre standard, et marque la tâche comme terminée. L’heure de fin est enregistrée. Si le runner avait été retardé et l’échéance dépassée, la tâche serait remontée à la gouvernante.

4. Évaluation

La cliente voit sa demande marquée comme terminée et évalue le service. La note, le délai de réponse et le délai de réalisation alimentent les rapports, où la gouvernante générale peut comparer les équipes et le responsable du front office voir quels types de demandes les clients envoient le plus souvent.

Pour la vue complète côté hôtel, voir gestion hôtelière.

Dans un immeuble

1. Demande

Un locataire du huitième étage d’un immeuble de bureaux signale au bureau de l’immeuble que la climatisation de sa salle de réunion ne refroidit plus. Le bureau de l’immeuble l’enregistre dans le tableau de bord comme une demande HVAC pour ce plateau, avec une description. Les résidents et les locataires peuvent aussi signaler directement un problème en scannant un QR code placé dans leur logement, dans une partie commune ou sur un équipement.

Les demandes viennent aussi de l’équipe elle-même. Un technicien en ronde remarque un ferme-porte endommagé sur une porte coupe-feu de la cage d’escalier et le saisit, pour que cela ne dépende pas de sa mémoire.

2. Affectation

Le responsable des services généraux transforme la demande en bon de travail, le confie au technicien HVAC de service, fixe une priorité haute parce que le locataire a des réunions dans l’après-midi, et ajoute une échéance et des consignes d’accès.

3. Action

Le technicien reçoit l’intervention dans l’application mobile, l’accepte, trouve un ventilo-convecteur en défaut, le réarme et vérifie la température de la salle. Il joint une photo de l’affichage du thermostat et clôture le bon de travail. Si la panne nécessite un prestataire, l’intervention reste ouverte avec une note, et l’échéance s’applique toujours : elle remonte si personne ne relance.

4. Évaluation et bilan

Le bon de travail se clôture avec tout son historique : qui l’a saisi, qui l’a réalisé, combien de temps cela a pris et ce que montre la preuve. En fin de mois, le responsable des services généraux examine les délais de réalisation et de réponse par catégorie et remarque que le même étage a fait l’objet de trois appels HVAC. Une piste à creuser pour le chef de maintenance.

Le travail planifié, comme le changement d’un filtre de CTA, suit les mêmes étapes sous forme de tâche créée par le chef de maintenance. Les interventions préventives récurrentes sont planifiées une fois, et TaskLoop crée chaque tâche automatiquement.

Pour la vue complète côté bâtiment, voir gestion de bâtiment.

Dans une équipe terrain

1. Demande

Une entreprise de propreté assure un contrat sur un campus universitaire. Un enseignant signale au help desk du campus qu’un amphithéâtre a été laissé jonché de déchets après un événement en soirée. Le help desk transmet au chef d’équipe propreté, qui l’enregistre dans le tableau de bord.

2. Affectation

Le chef d’équipe voit dans le tableau de bord que l’équipe de la bibliothèque est la moins chargée. Il confie la tâche à l’un de ses agents, priorité haute, avec une échéance de 45 minutes avant le cours de 9 h et une note indiquant que l’entrée latérale est ouverte.

3. Action

L’agent reçoit une notification push, accepte, remet en état l’amphithéâtre, prend une photo de la salle prête à l’emploi et clôture la tâche. S’il ne l’avait pas acceptée à temps, ou si l’échéance avait été dépassée, la tâche serait remontée au chef d’équipe.

4. Bilan

La tâche terminée, avec sa photo et ses horodatages, est archivée. Quand le responsable des services techniques du campus demande, en réunion mensuelle, à quelle vitesse les demandes ponctuelles sont traitées, l’entreprise de propreté dispose des délais de réponse et de réalisation et d’un historique photo à présenter.

Pour la vue complète côté équipes, voir gestion des tâches.

Ce qui reste identique partout

Dans les trois contextes, les mêmes règles s’appliquent :

• Chaque demande devient une tâche avec un emplacement, une catégorie et une description.
• Chaque tâche a un seul responsable, une priorité et une échéance.
• Le personnel est prévenu sur son téléphone et accepte la tâche, ce qui rend la prise en charge explicite.
• Le travail en retard remonte à un superviseur.
• La réalisation est enregistrée avec un horodatage et, si c’est utile, une photo.
• Les résultats sont mesurés dans des rapports que les responsables utilisent vraiment.

C’est cette constance qui permet à une seule plateforme de servir un hôtel, une tour résidentielle et une équipe de propreté. Pour voir la boucle avec vos propres types de demandes, réservez une démo.