Как работает TaskLoop — от заявки до оценки

Четыре шага вкратце

TaskLoop построен на одном цикле: заявка, назначение, выполнение, оценка. Его поддерживают три приложения.

• Приложение для заявок — здесь гость сканирует QR-код в номере, отправляет заявку, следит за ней и оценивает результат.
• Панель администратора — здесь ресепшен, офис здания или руководитель регистрирует заявки, назначает их, задаёт приоритет, срок и инструкции и в реальном времени видит всю открытую работу и загрузку каждого отдела.
• Мобильное приложение для персонала — здесь горничные, техники и члены бригад получают задачи с push-уведомлениями, принимают их, обновляют статус и завершают, при желании прикладывая фото, с отметкой времени выполнения.

На любом этапе цикла просроченные задачи эскалируются руководителю. Отчёты собирают результаты: долю выполненных задач, время реакции и выполнения, результаты сотрудников и оценки гостей.

Ниже — тот же цикл в каждом из трёх сценариев, для которых создан TaskLoop.

В отеле

1. Заявка

Гостья в номере 517 замечает, что в ванной не хватает полотенец. Вместо того чтобы звонить на ресепшен, она сканирует QR-код в номере. Страница заявки уже знает номер комнаты. Гостья выбирает заявку, добавляет «два банных полотенца, пожалуйста» и отправляет её. Она видит, что заявка принята.

Не каждый гость станет сканировать код. Когда гость звонит или подходит к стойке, ресепшен за несколько секунд регистрирует заявку в панели управления, и она отслеживается точно так же.

2. Назначение

Заявка появляется в панели управления ресепшен. Администратор службы приёма назначает её хаускипингу или сразу курьеру на этаже, ставит обычный приоритет и срок 20 минут. Если курьеру нужно что-то знать, например «гость на созвоне до 10:30, оставьте у двери», это записывается в инструкциях.

3. Выполнение

На телефоне курьера появляется push-уведомление. Он принимает задачу, и ресепшен видит, что ею занимаются. Он приносит полотенца, делает быстрое фото у двери, если так принято в вашем стандарте, и отмечает задачу как выполненную. Время выполнения фиксируется. Если бы курьера задержали и срок истёк, задача эскалировалась бы супервайзеру хаускипинга.

4. Оценка

Гостья видит, что заявка выполнена, и оценивает обслуживание. Оценка, время реакции и время выполнения попадают в отчёты, где главная горничная может сравнивать смены, а руководитель службы приёма — видеть, какие заявки гости отправляют чаще всего.

Полная картина для отелей — на странице управление отелем.

В здании

1. Заявка

Арендатор с восьмого этажа офисного здания сообщает в офис здания, что кондиционер в переговорной перестал охлаждать. Офис регистрирует в панели управления заявку категории HVAC по этому помещению с описанием. Жители и арендаторы также могут сообщать о проблемах напрямую, сканируя QR-код в своём помещении, в местах общего пользования или на оборудовании.

Заявки поступают и изнутри команды. Техник во время обхода замечает повреждённый доводчик противопожарной двери на лестнице и заводит заявку, чтобы ничего не зависело от памяти.

2. Назначение

Руководитель службы эксплуатации оформляет заявку как наряд на работы, назначает её дежурному технику по HVAC, ставит высокий приоритет, потому что у арендатора днём встречи, и добавляет срок и инструкции по доступу.

3. Выполнение

Техник получает работу в приложении для персонала, принимает её, обнаруживает отключившийся фанкойл, перезапускает его и проверяет температуру в помещении. Он прикладывает фото показаний термостата и закрывает наряд. Если для устранения неисправности нужен подрядчик, работа остаётся открытой с пометкой, а срок продолжает действовать, поэтому, если никто не займётся ею, она эскалируется.

4. Оценка и анализ

Наряд закрывается с полной историей: кто его завёл, кто выполнил, сколько это заняло и что показывает подтверждение. В конце месяца руководитель службы эксплуатации анализирует время реакции и выполнения по категориям и замечает, что с одного этажа поступило уже три заявки по HVAC. Это повод для главного инженера разобраться.

Плановые работы, например замена фильтра AHU, проходят те же шаги как задача, созданная главным инженером. Регулярные профилактические работы настраиваются один раз, и TaskLoop создаёт каждую задачу автоматически.

Полная картина для зданий — на странице управление зданием.

В линейной команде

1. Заявка

Клининговая компания обслуживает по договору университетский кампус. Преподаватель сообщает в справочную службу кампуса, что после вечернего мероприятия в лекционной аудитории остался мусор. Справочная служба передаёт это руководителю клининга, и тот регистрирует заявку в панели управления.

2. Назначение

Руководитель видит в панели управления, что у бригады в библиотеке наименьшая загрузка. Он назначает задачу одному из её сотрудников с высоким приоритетом, сроком 45 минут до лекции в 9:00 и пометкой, что боковой вход открыт.

3. Выполнение

Уборщик получает push-уведомление, принимает задачу, убирает аудиторию, фотографирует её готовой к занятиям и завершает задачу. Если бы уборщик не принял её вовремя или срок истёк, задача эскалировалась бы руководителю.

4. Анализ

Выполненная задача с фото и отметками времени сохраняется. Когда руководитель службы эксплуатации кампуса на ежемесячной встрече спрашивает, как быстро обрабатываются внеплановые заявки, клининговой компании есть что показать: время реакции и выполнения и фотоотчёты.

Полная картина для команд — на странице управление задачами.

Что везде остаётся неизменным

Во всех трёх сценариях действуют одни и те же правила:

• Каждая заявка становится задачей с местом, категорией и описанием.
• У каждой задачи один ответственный, приоритет и срок.
• Сотрудники получают уведомление на телефон и принимают задачу, поэтому ответственность явная.
• Просроченная работа эскалируется руководителю.
• Выполнение фиксируется отметкой времени и, где это полезно, фото.
• Результаты измеряются в отчётах, которыми руководители действительно пользуются.

Именно благодаря такому единообразию одна платформа подходит и отелю, и жилой башне, и клининговой бригаде. Если хотите увидеть цикл на своих типах заявок, запишитесь на демонстрацию.