Une seule plateforme pour piloter vos bâtiments, vos hôtels et les équipes qui les font tourner

Le problème : un travail qui vit dans les appels, le papier et les groupes de discussion

La plupart des équipes d’exploitation ne manquent pas d’énergie. Il leur manque un endroit unique où les demandes sont notées, attribuées et clôturées. À l’hôtel, un client appelle la réception pour des serviettes, la réception appelle les étages, et la demande ne survit que tant que quelqu’un s’en souvient. Dans un immeuble résidentiel ou de bureaux, un résident écrit au gestionnaire, qui transfère une photo à un technicien sur WhatsApp. Sur un contrat de nettoyage ou un campus, le chef d’équipe distribue les tâches sur papier en début de poste et découvre à la fin celles qui ont été oubliées.

Chacune de ces méthodes tient la route un jour calme. Un jour chargé, elles échouent toutes de la même façon :

• Les demandes se perdent entre la personne qui les a reçues et celle qui doit faire le travail.
• Personne n’est responsable d’une tâche, alors deux personnes la font, ou personne.
• Aucune trace de l’heure de début ou de fin, et aucune preuve que le travail a été fait.
• Les responsables ne voient pas la charge en cours et découvrent les problèmes par les réclamations.
• Aucune donnée ne montre quelle équipe est surchargée ni quel type de demande revient sans cesse.

De quoi se compose TaskLoop

TaskLoop se compose de trois applications reliées entre elles, une pour chaque acteur de la boucle.

L’application de demande. À l’hôtel, chaque chambre a son propre QR code. Le client le scanne, choisit ce dont il a besoin, suit sa demande pendant son traitement et évalue le service à la fin. Inutile d’appeler. Dans les immeubles, le même mécanisme permet aux résidents et aux locataires de signaler un problème grâce à un QR code placé dans leur logement, dans une partie commune ou sur un équipement.

Le tableau de bord d’administration. La réception, le bureau de l’immeuble ou un superviseur enregistre les demandes, y compris celles qui arrivent encore par téléphone ou au comptoir. Chaque tâche est confiée à une personne ou à un service, avec une priorité, une échéance et des consignes, et l’on voit en temps réel toutes les demandes ouvertes et la charge de chaque service.

L’application mobile du personnel. Les femmes de chambre, les techniciens et les agents reçoivent leurs tâches par notification push, les acceptent, mettent à jour leur statut et les clôturent avec une photo facultative et un horodatage de fin. Si une tâche dépasse son échéance, elle remonte à un superviseur.

Derrière ces trois applications, des rapports présentent les taux de réalisation des tâches, les délais de réponse et de réalisation, la performance des équipes et les notes des clients.

Une plateforme pour les bâtiments, les hôtels et les équipes

TaskLoop compte trois volets égaux parce que le travail de fond est le même. Quelqu’un demande quelque chose, quelqu’un en devient responsable, le travail est fait et quelqu’un le vérifie. Seul le vocabulaire change :

Réunir les trois volets sur une même plateforme, c’est une seule façon de travailler pour les organisations à cheval sur plusieurs métiers : résidences hôtelières, tours à usage mixte ou sociétés de facility management qui gèrent à la fois des contrats hôteliers et résidentiels. Le personnel apprend une seule application. Les responsables lisent un seul jeu de rapports.

Ce qui change pour les responsables

Le premier changement, c’est la visibilité. Au lieu de faire le tour des équipes, un responsable du front office, un chef de maintenance ou un responsable des services généraux ouvre le tableau de bord et voit ce qui est ouvert, qui s’en occupe et ce qui est en retard. L’escalade signale le travail en retard à un superviseur avant qu’il ne tourne à la réclamation. La preuve photo et l’horodatage règlent la question de savoir si une intervention a bien eu lieu. Au fil des semaines, les rapports montrent où les délais de réponse dérapent et quelles demandes reviennent, exactement ce qu’il faut savoir pour dimensionner les équipes et planifier la maintenance.

Pour voir la boucle complète dans chaque contexte, lisez comment fonctionne TaskLoop, ou réservez une démo pour la parcourir avec vos propres types de demandes.