TaskLoop چگونه کار میکند، از درخواست تا امتیاز
هر کاری در TaskLoop چهار گام یکسان را طی میکند. کسی آن را درخواست میکند، هماهنگ‌کننده‌ای آن را تخصیص می‌دهد، کارمندی آن را انجام می‌دهد و با مدرک می‌بندد، و نتیجه امتیاز می‌گیرد و گزارش می‌شود. اپلیکیشن‌ها و گام‌ها در هتل، ساختمان و تیم میدانی یکی‌اند؛ فقط آدم‌ها و اشیا عوض می‌شوند.
چرخه
چطور کار میکند
-
درخواست
مهمان کد QR اتاق را اسکن میکند، یکی از ساکنان خرابی را به دفتر ساختمان گزارش می‌دهد یا سرپرست کاری را ثبت میکند. درخواست با محل، دسته‌بندی و جزئیات ثبت می‌شود.
-
تخصیص
پذیرش، دفتر ساختمان یا سرپرست آن را در داشبورد با اولویت، مهلت و دستورالعمل به یک نفر یا یک واحد می‌سپارد.
-
انجام
مسئول در اپلیکیشن کارکنان اعلان دریافت میکند، وظیفه را می‌پذیرد، وضعیت را به‌روز میکند و با عکس اختیاری تکمیل میکند. وظایف عقب‌افتاده به سرپرست ارجاع می‌شوند.
-
امتیاز
مهمان پس از اتمام کار به خدمات امتیاز می‌دهد و هر وظیفه وارد گزارش‌های نرخ تکمیل، زمان پاسخ و انجام، عملکرد کارکنان و امتیازها می‌شود.
چهار گام به‌طور خلاصه
TaskLoop روی یک چرخه کار میکند: درخواست، تخصیص، انجام، امتیاز. سه اپلیکیشن این چرخه را پیش می‌برند.
- اپلیکیشن درخواست جایی است که مهمان کد QR اتاقش را اسکن میکند، درخواست ثبت میکند، آن را دنبال میکند و به نتیجه امتیاز می‌دهد.
- داشبورد مدیریت جایی است که پذیرش، دفتر ساختمان یا سرپرست درخواستها را ثبت و تخصیص می‌دهد، اولویت، مهلت و دستورالعمل تعیین میکند و همهی کارهای باز و حجم کار هر واحد را لحظه‌ای میبیند.
- اپلیکیشن موبایل کارکنان جایی است که مستخدمان خانه‌داری، تکنسین‌ها و نیروهای میدانی وظایف را با اعلان دریافت میکنند، می‌پذیرند، وضعیت را به‌روز میکنند و با عکس اختیاری و ثبت زمان تکمیل تمام میکنند.
وظایف عقب‌افتاده در هر نقطه از چرخه به سرپرست ارجاع می‌شوند. گزارشها نتایج را جمع میکنند: نرخ تکمیل، زمان پاسخ و انجام، عملکرد کارکنان و امتیاز مهمانان.
در ادامه همین چرخه را در هر یک از سه محیطی که TaskLoop برایشان ساخته شده می‌بینید.
در هتل
۱. درخواست
مهمان اتاق ۵۱۷ متوجه می‌شود حوله‌ی حمام کم است. به‌جای تماس با پذیرش، کد QR داخل اتاق را اسکن میکند. صفحه‌ی درخواست از قبل شماره‌ی اتاق را می‌داند. او درخواست را انتخاب میکند، می‌نویسد «لطفاً دو حوله‌ی حمام» و می‌فرستد. میبیند که درخواستش دریافت شده است.
همهی مهمانان کد را اسکن نمی‌کنند. وقتی مهمانی زنگ می‌زند یا به پیشخوان می‌آید، پذیرش در چند ثانیه درخواست را در داشبورد ثبت میکند تا به همان شکل پیگیری شود.
۲. تخصیص
درخواست در داشبورد پذیرش ظاهر می‌شود. کارمند فرانت آفیس آن را به خانه‌داری یا مستقیم به رانر همان طبقه می‌سپارد، اولویت عادی و مهلت ۲۰ دقیقه تعیین میکند. اگر چیزی هست که رانر باید بداند، مثل «مهمان تا ۱۰:۳۰ در تماس است، پشت در بگذارید»، در دستورالعمل نوشته می‌شود.
۳. انجام
گوشی رانر اعلان نشان می‌دهد. او وظیفه را می‌پذیرد تا پذیرش ببیند کار در دست اقدام است. حوله‌ها را می‌رساند، اگر استاندارد شما چنین است یک عکس سریع دم در می‌گیرد و وظیفه را تکمیلشده علامت می‌زند. زمان تکمیل ثبت می‌شود. اگر رانر معطل شده بود و مهلت می‌گذشت، وظیفه به سرپرست خانه‌داری ارجاع می‌شد.
۴. امتیاز
مهمان میبیند درخواستش انجام‌شده علامت خورده و به خدمات امتیاز می‌دهد. امتیاز، زمان پاسخ و زمان انجام وارد گزارشها می‌شوند؛ جایی که مدیر خانه‌داری شیفت‌ها را مقایسه میکند و مدیر فرانت آفیس میبیند مهمانان بیشتر چه نوع درخواست‌هایی می‌فرستند.
برای تصویر کامل هتل، مدیریت هتل را ببینید.
در ساختمان
۱. درخواست
مستأجری در طبقه‌ی هشتم یک ساختمان اداری به دفتر ساختمان خبر می‌دهد که کولر اتاق جلسه‌اش دیگر خنک نمی‌کند. دفتر ساختمان آن را با شرح کامل به‌عنوان درخواست HVAC برای همان واحد در داشبورد ثبت میکند. ساکنان و مستأجران هم می‌توانند با اسکن کد QR داخل واحد، در فضاهای مشاع یا روی یک تجهیز مستقیم مشکل را گزارش کنند.
درخواستها از داخل تیم هم میرسند. تکنسینی در بازدید، آرام‌بند آسیب‌دیده‌ی یک در ضدحریق را در راه‌پله میبیند و ثبتش میکند تا به حافظه وابسته نماند.
۲. تخصیص
مدیر تأسیسات درخواست را به دستور کار تبدیل میکند، آن را به تکنسین HVAC شیفت می‌سپارد، چون مستأجر بعدازظهر جلسه دارد اولویت بالا تعیین میکند و مهلت و دستورالعمل دسترسی اضافه میکند.
۳. انجام
تکنسین کار را در اپلیکیشن کارکنان دریافت میکند، می‌پذیرد، متوجه می‌شود فن‌کویل قطع کرده، آن را ریست میکند و دمای اتاق را کنترل میکند. عکسی از عدد ترموستات پیوست میکند و دستور کار را می‌بندد. اگر خرابی به پیمانکار نیاز داشته باشد، کار با یک یادداشت باز می‌ماند و مهلت همچنان پابرجاست، پس اگر کسی پیگیری نکند ارجاع می‌شود.
۴. امتیاز و بررسی
دستور کار با تاریخچهی کامل بسته می‌شود: چه کسی ثبتش کرد، چه کسی انجامش داد، چقدر طول کشید و مدرک چه نشان می‌دهد. آخر ماه، مدیر تأسیسات زمان تکمیل و پاسخ را به تفکیک دسته‌بندی مرور میکند و میبیند همان طبقه سه بار درخواست HVAC داشته است. این سرنخی برای بررسی مدیر فنی است.
کارهای برنامه‌ریزی‌شده، مثل تعویض فیلتر AHU، به‌صورت وظیفه‌ای که مدیر فنی ایجاد میکند همین گام‌ها را طی میکنند. کارهای پیشگیرانه‌ی تکرارشونده یک بار زمان‌بندی می‌شوند و TaskLoop هر وظیفه را خودکار ایجاد میکند.
برای تصویر کامل ساختمان، مدیریت ساختمان را ببینید.
در تیم میدانی
۱. درخواست
یک شرکت نظافتی قراردادی در پردیس یک دانشگاه دارد. یکی از استادان به میز خدمات پردیس خبر می‌دهد که یک تالار سخنرانی پس از برنامه‌ی عصر پر از زباله مانده است. میز خدمات آن را به سرپرست نظافت می‌دهد و او در داشبورد ثبتش میکند.
۲. تخصیص
سرپرست در داشبورد میبیند تیم مستقر در کتابخانه سبک‌ترین بار را دارد. وظیفه را با اولویت بالا، مهلت ۴۵ دقیقه پیش از کلاس ساعت ۹ صبح و یادداشتی که در جانبی باز است به یکی از آنها می‌سپارد.
۳. انجام
نیروی نظافت اعلان دریافت میکند، می‌پذیرد، تالار را تمیز میکند، از اتاق آماده عکس می‌گیرد و وظیفه را تکمیل میکند. اگر نیرو وظیفه را به‌موقع نپذیرفته بود یا مهلت گذشته بود، وظیفه به سرپرست ارجاع می‌شد.
۴. بررسی
وظیفهی تکمیلشده با عکس و زمان‌هایش ثبت شده است. وقتی مدیر تأسیسات پردیس در جلسه‌ی ماهانه می‌پرسد به درخواستهای موردی با چه سرعتی رسیدگی می‌شود، شرکت نظافتی زمان پاسخ و انجام و سابقهی تصویری برای نشان دادن دارد.
برای تصویر کامل تیمها، مدیریت وظایف را ببینید.
آنچه همه‌جا یکسان است
در هر سه محیط، قواعد یکسانی برقرار است:
- هر درخواست به یک وظیفه تبدیل می‌شود با محل، دسته‌بندی و شرح.
- هر وظیفه یک مسئول و یک اولویت و مهلت دارد.
- کارکنان روی گوشی اعلان می‌گیرند و وظیفه را می‌پذیرند، پس مسئولیت صریح است.
- کار دیرشده به سرپرست ارجاع می‌شود.
- تکمیل کار ثبت می‌شود با زمان و، هر جا مفید باشد، با عکس.
- نتایج سنجیده می‌شوند در گزارش‌هایی که مدیران واقعاً استفاده میکنند.
همین یکپارچگی است که باعث می‌شود یک پلتفرم بتواند به هتل، برج مسکونی و تیم نظافت خدمت کند. اگر می‌خواهید این چرخه را با انواع درخواستهای خودتان ببینید، یک دمو رزرو کنید.
پرسش‌های رایج
TaskLoop شامل چه اپلیکیشن‌هایی است؟
سه اپلیکیشن. یک اپلیکیشن درخواست که مهمان با اسکن کد QR اتاقش باز میکند، یک داشبورد مدیریت که پذیرش یا هماهنگ‌کننده در آن درخواستها را ثبت و تخصیص می‌دهد و کارهای باز را لحظه‌ای میبیند، و یک اپلیکیشن موبایل کارکنان که کارکنان در آن وظایف را با اعلان، به‌روزرسانی وضعیت، پیوست عکس اختیاری و ثبت زمان تکمیل دریافت میکنند، می‌پذیرند و تکمیل میکنند.
آیا همهی درخواستها باید از طریق کد QR برسند؟
خیر. بسیاری از درخواستها هنوز تلفنی، حضوری، با ایمیل یا از واحدهای دیگر میرسند. پذیرش یا دفتر ساختمان آنها را در داشبورد ثبت میکند و از آن به بعد همان گامهای تخصیص، انجام و امتیازِ درخواستهای QR را طی میکنند. هدف این است که برای هر درخواست، از هر کانالی که رسیده باشد، یک سابقهی واحد وجود داشته باشد.
چه کسی تصمیم می‌گیرد وظیفه به چه کسی برسد؟
یک انسان. پذیرش، دفتر ساختمان یا سرپرست واحد یا کارمند را انتخاب میکند، اولویت و مهلت را تعیین میکند و دستورالعمل اضافه میکند. داشبورد حجم کار هر واحد را لحظه‌ای نشان می‌دهد و مناسب‌ترین فرد و اولویت را پیشنهاد میکند، و سرپرست همیشه می‌تواند پیشنهاد را تغییر دهد.
ارجاع در TaskLoop یعنی چه؟
هر وظیفه مهلت دارد. اگر وظیفه تا گذشتن مهلت تکمیل نشده باشد، به سرپرست ارجاع می‌شود و او می‌تواند پیگیری کند یا آن را به نفر دیگری بسپارد. ارجاع یعنی کار دیرشده تا وقتی هنوز فرصت جبران هست به چشم کسی با اختیار می‌آید، نه اینکه از طریق شکایت کشف شود.
آیا مدرک تصویری اجباری است؟
پیوست عکس هنگام تکمیل اختیاری است. بسیاری از تیمها از کارکنان میخواهند برای انواع خاصی از کار، مثل اتصالات تعمیرشده، محل نظافتشده یا اقلام تحویلدادهشده، عکس پیوست کنند، چون بعدها جای بحث نمیگذارد. هر وظیفهی تکمیلشده، چه عکس داشته باشد چه نه، زمان تکمیل و تاریخچهی وضعیتش را ذخیره میکند.
مدیران در پایان روز چه چیزی میبینند؟
گزارشها و داشبوردها نرخ تکمیل وظایف، زمان پاسخ، زمان انجام، عملکرد کارکنان و امتیاز مهمانان را نشان میدهند. مدیر از اینها میبیند کدام نوع درخواست بیشترین زمان را میبرد، کدام واحد زیر بار است، کدام کارکنان کار را با اطمینان میبندند و مهمانان به خدماتی که گرفتهاند چه امتیازی میدهند.
گردش کار خودتان را در TaskLoop ببینید
به ما بگویید درخواستها امروز چگونه به تیم شما میرسند. همان جریان را با نقش‌ها و انواع درخواستهای خودتان در TaskLoop به شما نشان می‌دهیم.