Un logiciel d'exploitation pour les résidences hôtelières et les longs séjours

Ce qui distingue les résidences hôtelières

Les résidences hôtelières se situent entre l’hôtel et l’immeuble résidentiel. Les clients restent des semaines ou des mois, cuisinent dans leur propre cuisine, font tourner le lave-linge et travaillent sur la table de la salle à manger. Ils attendent le service d’un hôtel et la fiabilité d’un chez-soi.

Cela change le travail. Moins de demandes d’oreillers supplémentaires, davantage de pannes qui surviennent dans un logement : un lave-vaisselle qui ne se vidange plus, une plaque de cuisson qui fait sauter le disjoncteur, un Wi-Fi faible dans la chambre, une porte de balcon bloquée. Les ménages ne sont pas quotidiens ; ils ont lieu en cours de séjour, une ou deux fois par semaine, à l’heure qui convient au client. Et dans de nombreuses résidences, les appartements appartiennent à des investisseurs particuliers et sont gérés par l’exploitant : chaque réparation est aussi quelque chose que vous devrez peut-être expliquer à un propriétaire.

L’équipe est réduite : un responsable d’exploitation ou de résidence, une petite équipe relation client, des agents de ménage et un ou deux techniciens de maintenance, plus des entreprises extérieures pour l’électroménager et la climatisation. TaskLoop leur donne une seule liste de travail, avec un responsable et un historique pour chaque appartement.

Le parcours d’une demande de long séjour dans TaskLoop

Chaque demande suit quatre étapes : demande, attribution, intervention, évaluation.

Demande. Chaque appartement a son propre QR code. Le client le scanne, décrit ce dont il a besoin et envoie, à toute heure, sans téléphoner au bureau. Les demandes reçues par téléphone, e-mail ou message à la relation client sont enregistrées dans le tableau de bord d’administration : tout se retrouve dans une seule liste. Voir demandes par QR code.

Attribution. La relation client ou le responsable d’exploitation attribue la tâche à un agent de ménage, un technicien ou un service, avec une priorité, une échéance et des consignes comme « client en télétravail, appeler avant d’entrer » ou « clé à la réception ».

Intervention. Le personnel reçoit une notification push dans l’application mobile TaskLoop, accepte la tâche, met à jour son statut et la termine. Il joint une photo quand c’est utile : le filtre nettoyé, la nouvelle résistance de la plaque, le ménage terminé.

Évaluation. Le client voit sa demande suivie jusqu’à sa réalisation et évalue le service.

Si une tâche dépasse son échéance, elle remonte à un superviseur. Sur un long séjour, cela compte : un client qui attend trois jours la réparation de son lave-linge est un client qui ne prolonge pas.

Les ménages en cours de séjour

C’est sur les ménages en cours de séjour que les résidences hôtelières dérapent le plus souvent. Le ménage était prévu mardi ; le client l’a décalé à mercredi par message ; l’agent de ménage de mercredi n’était pas au courant. Le client rentre, trouve le lit défait et laisse un avis.

Dans TaskLoop, chaque ménage en cours de séjour est une tâche pour un appartement, une date et une heure précis, attribuée au housekeeping avec les consignes du client. Quand le client le décale, la tâche se décale, et l’agent de ménage voit le changement dans l’application. La gouvernante voit quels ménages sont faits, lesquels sont en cours et lesquels sont en retard. Les plannings de ménage récurrents de chaque séjour sont générés automatiquement à partir d’un seul paramétrage.

La maintenance dans des logements habités

Les clients de long séjour découvrent des pannes que les clients de court séjour ne remarquent jamais. TaskLoop traite chacune comme un ordre de travail : le logement, la panne, la personne qui l’a signalée, le technicien qui l’a réparée, le temps nécessaire et une photo du résultat.

Avec le temps, cet historique vous montre quels appartements génèrent sans cesse des interventions, quels modèles d’appareils tombent le plus en panne et quelles pannes reviennent après avoir été « réparées ». Quand un logement doit être retiré de la vente pour une réparation, le responsable d’exploitation voit exactement quelle intervention le bloque et met à jour le PMS en conséquence. Pour structurer cet historique, lisez comment tenir un registre de maintenance hôtelière ; les mêmes principes s’appliquent aux appartements.

Les logements gérés pour le compte de propriétaires

Dans les résidences gérées pour le compte de propriétaires, l’exploitant fait fonctionner les appartements au nom de propriétaires particuliers. Ceux-ci veulent connaître l’état de leur logement et savoir pourquoi on leur facture une réparation. Sans historique, ces conversations tournent à la dispute.

TaskLoop vous donne l’historique daté de chaque tâche dans chaque logement, avec des photos quand elles ont été prises. Quand un propriétaire demande pourquoi il a fallu un lave-linge neuf, vous pouvez lui montrer les trois tentatives de réparation précédentes, qui les a faites et ce qui a été constaté. Les relevés et la facturation des propriétaires restent dans votre PMS ou votre logiciel comptable. TaskLoop fournit les preuves qui les justifient. Lisez pourquoi la preuve photo du travail compte.

La remise en état entre deux séjours

À la fin d’un long séjour, l’appartement a besoin d’un nettoyage en profondeur, d’une vérification de l’inventaire et des appareils, et souvent d’une ou deux petites réparations avant l’arrivée du client suivant. Chacune peut être une tâche attribuée au housekeeping ou à la maintenance, avec une échéance calée sur la prochaine arrivée : le responsable d’exploitation voit sur un seul écran si l’appartement sera prêt.

Qui utilise quoi

À côté de votre PMS

Votre PMS, comme Oracle OPERA, Cloudbeds ou Mews, continue de gérer les réservations, les tarifs et la facturation. TaskLoop gère le travail opérationnel. Il fonctionne aux côtés de votre PMS ; il n’y est pas intégré. Consultez la page intégrations pour voir ce que cela signifie au quotidien.

Pour démarrer

Commencez par les demandes clients et les ménages en cours de séjour, les deux domaines où les clients de long séjour ressentent le plus les retards. Placez des QR codes sur un seul étage ou un seul bâtiment, faites passer les messages de la relation client par le tableau de bord, et regardez les délais de réponse et les évaluations au bout de quelques semaines.

Le tarif est établi sur devis et dépend du nombre de logements et de votre équipe. Réservez une démo gratuite ou découvrez le logiciel de gestion hôtelière TaskLoop.