برنامج تشغيل للشقق الفندقية وعقارات الإقامة الطويلة

كيف تختلف الشقق الفندقية

تقع الشقق الفندقية بين الفندق والمبنى السكني. يقيم الضيوف أسابيع أو أشهرًا، ويطبخون في مطابخهم، ويشغّلون الغسالة، ويعملون من طاولة الطعام. ويتوقعون خدمة الفندق وموثوقية المنزل.

وهذا يغيّر طبيعة العمل. فطلبات الوسائد الإضافية أقل، والطلبات المتعلقة بما يتعطل في المنازل أكثر: غسالة صحون لا تصرّف المياه، أو موقد يفصل الكهرباء باستمرار، أو واي فاي ضعيف في غرفة النوم، أو باب شرفة عالق. والتنظيف ليس يوميًا؛ بل يجري خلال الإقامة، مرة أو مرتين أسبوعيًا، في وقت يناسب الضيف. وفي مبانٍ كثيرة يملك الشققَ مستثمرون أفراد ويديرها المشغّل، فيصبح كل إصلاح أيضًا أمرًا قد تضطر إلى شرحه للمالك.

والفريق صغير: مدير تشغيل أو مدير عقار، وفريق صغير لعلاقات الضيوف، وعاملات تدبير فندقي، وفني صيانة أو اثنان، إضافة إلى شركات خارجية للأجهزة والتكييف. ويمنحهم TaskLoop قائمة عمل واحدة، مع مسؤول وسجل لكل شقة.

كيف يسير طلب الإقامة الطويلة في TaskLoop

يمر كل طلب بأربع خطوات: الطلب، والإسناد، والتنفيذ، والتقييم.

الطلب. لكل شقة رمز QR خاص بها. يمسحه الضيف، ويصف ما يحتاج إليه، ويرسله، في أي ساعة، دون الاتصال بالمكتب. أما الطلبات الواردة بالمكالمات أو البريد الإلكتروني أو الرسائل إلى فريق علاقات الضيوف فتُسجَّل على لوحة تحكم الإدارة، فيجتمع كل شيء في قائمة واحدة. راجع طلبات رمز QR.

الإسناد. يُسند فريق علاقات الضيوف أو مدير التشغيل المهمة إلى عاملة تدبير فندقي أو فني أو قسم، مع أولوية وموعد نهائي وتعليمات مثل «الضيف يعمل من المنزل، اتصل قبل الدخول» أو «المفتاح في الاستقبال».

التنفيذ. يتلقى الموظفون إشعارًا فوريًا على تطبيق TaskLoop للجوال، فيقبلون المهمة، ويحدّثون حالتها، ويكملونها. ويرفقون صورة حين تفيد: الفلتر بعد تنظيفه، أو عنصر الموقد الجديد، أو الشقة بعد التنظيف.

التقييم. يرى الضيف الطلب يُتابَع حتى الإنجاز ويقيّم الخدمة.

وإذا تجاوزت المهمة موعدها النهائي، تُصعَّد إلى المشرف. وفي الإقامة الطويلة لهذا أهمية: فالضيف الذي ينتظر ثلاثة أيام لإصلاح الغسالة ضيف لن يمدد إقامته.

التنظيف خلال الإقامة

التنظيف خلال الإقامة هو أكثر ما يتعثر في الشقق الفندقية. وُعد الضيف بالتنظيف يوم الثلاثاء؛ فغيّره برسالة إلى الأربعاء؛ ولم تعلم عاملة الأربعاء بذلك. فيعود الضيف إلى سرير غير مرتب ويكتب مراجعة.

في TaskLoop، كل عملية تنظيف خلال الإقامة مهمة لشقة وتاريخ ووقت محددين، تُسند إلى التدبير الفندقي مع تعليمات الضيف. وعندما يغيّر الضيف الموعد، تتغير المهمة، وترى العاملة التغيير على التطبيق. ويرى مشرف التدبير الفندقي أي عمليات التنظيف أُنجزت، وأيها جارٍ، وأيها متأخر. وتُنشأ جداول التنظيف المتكررة لكل إقامة تلقائيًا من إعداد واحد.

الصيانة في وحدات يعيش فيها الناس

يكتشف ضيوف الإقامة الطويلة أعطالًا لا يلاحظها ضيوف الإقامة القصيرة أبدًا. ويتعامل TaskLoop مع كل منها كـأمر عمل: الوحدة، والعطل، ومن أبلغ عنه، والفني الذي أصلحه، والوقت الذي استغرقه، وصورة للنتيجة.

ومع الوقت، يخبرك هذا السجل أي الشقق تولّد مهامًا باستمرار، وأي طرازات الأجهزة تتعطل أكثر، وأي الأعطال تعود بعد «إصلاحها». وعندما يجب إيقاف بيع وحدة لإصلاحها، يستطيع مدير التشغيل أن يرى بالضبط أي مهمة تُبقيها متوقفة ويحدّث نظام PMS وفقًا لذلك. ولمعرفة كيفية تنظيم السجل، اقرأ كيف تحتفظ بسجل صيانة للفندق؛ فالمبادئ نفسها تنطبق على الشقق.

الوحدات التي يملكها مستثمرون

في المباني التي يملك وحداتها مستثمرون، يدير المشغّل الشقق نيابةً عن ملاك أفراد. والملاك يريدون معرفة حالة وحداتهم وسبب تحميلهم تكلفة إصلاح ما. ومن دون سجل، تتحول هذه النقاشات إلى خلافات.

يمنحك TaskLoop تاريخًا مؤرخًا لكل مهمة في كل وحدة، مع الصور حيث التُقطت. وعندما يسأل مالك لماذا احتجنا إلى غسالة جديدة، يمكنك أن تعرض محاولات الإصلاح الثلاث السابقة، ومن أجراها، وما الذي وُجد. وتبقى كشوف حسابات الملاك والرسوم في نظام PMS أو النظام المحاسبي لديك. ويوفر TaskLoop الدليل الذي يقف خلفها. راجع لماذا يهم إثبات الإنجاز بالصور.

التجهيز بين الإقامات

عندما تنتهي إقامة طويلة، تحتاج الشقة إلى تنظيف عميق، وفحص للمحتويات والأجهزة، وغالبًا إلى إصلاح صغير أو اثنين قبل وصول الضيف التالي. ويمكن أن يكون كل من هذه مهمة تُسند إلى التدبير الفندقي أو الصيانة بموعد نهائي يتوافق مع الوصول التالي، فيرى مدير التشغيل على شاشة واحدة هل ستكون الشقة جاهزة.

من يستخدم ماذا

بجانب نظام PMS لديك

يواصل نظام PMS لديك، مثل Oracle OPERA أو Cloudbeds أو Mews، إدارة الحجوزات والأسعار والفوترة. ويدير TaskLoop العمل التشغيلي. وهو يعمل إلى جانب نظام PMS لديك؛ لكنه غير متكامل معه. راجع التكاملات لمعرفة ما يعنيه ذلك في العمل اليومي.

البداية

ابدأ بطلبات الضيوف والتنظيف خلال الإقامة، وهما المجالان اللذان يشعر فيهما ضيوف الإقامة الطويلة بالتأخير أكثر من غيرهما. ضع رموز QR في طابق أو مبنى واحد، ووجّه رسائل علاقات الضيوف عبر لوحة التحكم، وانظر إلى أوقات الاستجابة والتقييمات بعد بضعة أسابيع.

التسعير بعرض سعر ويعتمد على عدد الوحدات وفريقك. احجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا أو اقرأ المزيد عن نظام إدارة الفنادق TaskLoop.