Software de operaciones para apartamentos con servicios y estancias largas

En qué se diferencian los apartamentos con servicios

Los apartamentos con servicios están a medio camino entre un hotel y un edificio residencial. Los huéspedes se quedan semanas o meses, cocinan en su propia cocina, ponen la lavadora y trabajan desde la mesa del comedor. Esperan el servicio de un hotel y la fiabilidad de un hogar.

Eso cambia el trabajo. Hay menos solicitudes de almohadas extra y más de cosas que se estropean en una casa: un lavavajillas que no desagua, una placa de cocina que hace saltar el diferencial, un wifi débil en el dormitorio, una puerta del balcón atascada. Las limpiezas no son diarias; se hacen a mitad de estancia, una o dos veces por semana, a la hora que le convenga al huésped. Y en muchos edificios los apartamentos pertenecen a inversores particulares y los gestiona el operador, así que cada reparación es también algo que quizá tenga que explicar a un propietario.

El equipo es reducido: un gerente de operaciones o de la propiedad, un pequeño equipo de relaciones con huéspedes, personal de limpieza y uno o dos técnicos de mantenimiento, además de empresas externas para electrodomésticos y aire acondicionado. TaskLoop les da una sola lista de trabajo, con un responsable y un registro para cada apartamento.

Cómo fluye una solicitud de estancia larga en TaskLoop

Cada solicitud sigue cuatro pasos: solicitud, asignación, ejecución, calificación.

Solicitud. Cada apartamento tiene su propio código QR. El huésped lo escanea, describe lo que necesita y lo envía, a cualquier hora, sin llamar a la oficina. Las solicitudes que llegan por llamadas, correos o mensajes a relaciones con huéspedes se registran en el panel de administración, así que todo está en una sola lista. Consulte solicitudes por código QR.

Asignación. Relaciones con huéspedes o el gerente de operaciones asigna la tarea a una persona de limpieza, a un técnico o a un departamento, con prioridad, plazo e instrucciones como «el huésped teletrabaja, llamar antes de entrar» o «llave en recepción».

Ejecución. El personal recibe una notificación push en la app móvil de TaskLoop, acepta la tarea, actualiza su estado y la completa. Adjunta una foto cuando ayuda: el filtro limpio, la resistencia nueva de la placa, la limpieza terminada.

Calificación. El huésped ve el seguimiento de la solicitud hasta su cierre y califica el servicio.

Si una tarea supera su plazo, se escala a un supervisor. En una estancia larga eso importa: un huésped que espera tres días a que le arreglen la lavadora es un huésped que no prolonga su estancia.

Limpiezas a mitad de estancia

La limpieza a mitad de estancia es donde más fallan los apartamentos con servicios. La limpieza estaba prometida para el martes; el huésped la cambió al miércoles por mensaje; la persona de limpieza del miércoles no lo sabía. El huésped vuelve a casa, encuentra la cama sin hacer y escribe una reseña.

En TaskLoop, cada limpieza a mitad de estancia es una tarea para un apartamento, una fecha y una hora concretos, asignada a housekeeping con las instrucciones del huésped. Cuando el huésped la cambia, la tarea se mueve y la persona de limpieza ve el cambio en la app. La supervisora de housekeeping ve qué limpiezas están hechas, cuáles están en curso y cuáles van con retraso. Las programaciones de limpieza recurrentes de cada estancia se generan automáticamente a partir de una sola configuración.

Mantenimiento en unidades donde vive gente

Los huéspedes de estancias largas encuentran averías que los de estancias cortas nunca notan. TaskLoop trata cada una como una orden de trabajo: la unidad, la avería, quién la reportó, el técnico que la arregló, el tiempo que llevó y una foto del resultado.

Con el tiempo, ese registro le dice qué apartamentos generan trabajos una y otra vez, qué modelos de electrodomésticos fallan más y qué averías vuelven después de estar «arregladas». Cuando una unidad tiene que salir de la venta por una reparación, el gerente de operaciones ve exactamente qué trabajo la retiene y actualiza el PMS en consecuencia. Para estructurar el registro, lea cómo llevar un registro de mantenimiento hotelero; los mismos principios se aplican a los apartamentos.

Unidades gestionadas por cuenta de propietarios

En los edificios con unidades de propietarios, el operador gestiona los apartamentos en nombre de propietarios particulares. Los propietarios quieren saber en qué estado está su unidad y por qué se les cobra una reparación. Sin un registro, esas conversaciones se convierten en discusiones.

TaskLoop le da un historial fechado de cada tarea en cada unidad, con fotos cuando se tomaron. Cuando un propietario pregunta por qué hizo falta una lavadora nueva, puede mostrarle los tres intentos de reparación anteriores, quién los hizo y qué se encontró. Las liquidaciones y los cargos a propietarios siguen en su PMS o en su sistema contable. TaskLoop aporta la evidencia que los respalda. Consulte por qué importa la prueba fotográfica del trabajo.

Rotaciones entre estancias

Cuando termina una estancia larga, el apartamento necesita una limpieza a fondo, una revisión del inventario y de los electrodomésticos y, a menudo, una o dos pequeñas reparaciones antes de que llegue el siguiente huésped. Cada una de estas cosas puede ser una tarea asignada a housekeeping o a mantenimiento con un plazo que coincida con la próxima llegada, para que el gerente de operaciones vea en una sola pantalla si el apartamento estará listo.

Quién usa qué

Junto a su PMS

Su PMS, como Oracle OPERA, Cloudbeds o Mews, sigue gestionando reservas, tarifas y facturación. TaskLoop gestiona el trabajo operativo. Funciona junto a su PMS; no está integrado con él. Consulte integraciones para ver qué significa eso en el día a día.

Cómo empezar

Empiece por las solicitudes de huéspedes y las limpiezas a mitad de estancia, las dos áreas donde los huéspedes de estancias largas más notan los retrasos. Coloque códigos QR en una sola planta o bloque, canalice los mensajes de relaciones con huéspedes por el panel y revise los tiempos de respuesta y las calificaciones al cabo de unas semanas.

El precio se cotiza a medida y depende del número de unidades y de su equipo. Reserve una demo gratuita o lea más sobre la gestión hotelera con TaskLoop.