نرم‌افزار مدیریت وظایف برای تیم‌هایی که کارشان سر پا و در محل است

نرم‌افزار مدیریت وظایف میدانی چیست

نرم‌افزار مدیریت وظایف میدانی نرم‌افزاری برای تخصیص، پیگیری و اثبات کارهایی است که افراد پشت میز انجام نمی‌دهند: نیروهای نظافت، باربرها، تکنسین‌ها، کارکنان فروشگاه، مأموران حراست. این نرم‌افزار هر درخواست یا کار را به یک وظیفه با یک مسئول، اولویت و مهلت تبدیل می‌کند، آن را به گوشی همان فرد می‌رساند و ثبت می‌کند کار کی و چگونه تمام شد.

TaskLoop همین سیستم است. سرپرستان و هماهنگ‌کننده‌ها از داشبورد مدیریت برای ثبت و تخصیص وظایف و دیدن لحظه‌ای کارهای باز هر تیم استفاده می‌کنند. نیروها از اپلیکیشن موبایل کارکنان برای دریافت وظایف با اعلان، پذیرفتن آن‌ها، به‌روزرسانی وضعیت و تکمیل با عکس اختیاری استفاده می‌کنند. وظایف عقب‌افتاده به سرپرست ارجاع می‌شوند. گزارش‌ها نرخ تکمیل وظایف، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان را نشان می‌دهند.

این همان پلتفرمی است که TaskLoop برای هتل‌ها و ساختمان‌ها به کار می‌برد، این بار برای تیم‌هایی که در انواع مختلف سایت کار می‌کنند.

برای چه کسانی است

TaskLoop برای سازمان‌هایی است که کارشان فیزیکی است، به شکل جریان پیوسته می‌رسد و باید ظرف چند دقیقه یا چند ساعت انجام شود، نه چند هفته:

• شرکت‌های نظافتی که تیم‌هایشان در دفاتر، واحدهای تجاری و مجتمع‌های مسکونی کار می‌کنند و کارفرما مدرک انجام کار می‌خواهد.
• تیم‌های تأسیسات پردیس در دانشگاه‌ها و مدارس، شامل باربرها، نیروهای نظافت و تعمیرات در ساختمان‌های متعدد.
• کلینیک‌ها و مراکز درمانی سرپایی، برای کارهای پشتیبانی مثل آماده‌سازی اتاق، نظافت محیطی و جابه‌جایی تجهیزات. TaskLoop برای وظایف عملیاتی است، نه پرونده‌های بالینی.
• تیم‌های فروشگاه، برای ریختگی‌ها، جابه‌جایی کالا، تغییر چیدمان و روال‌های باز و بسته کردن فروشگاه.
• تیم‌های مدیریت تأسیسات که به‌صورت پیمانکاری برای چند کارفرما کار می‌کنند. شرکت‌های مدیریت تأسیسات را ببینید.
• تیم‌های حراست و گشت، جایی که هر حادثه به یک پاسخ‌دهنده‌ی مشخص و یک سابقه‌ی ثبت‌شده نیاز دارد.

کاربرانش سرپرستان، مدیران سایت، هماهنگ‌کننده‌های عملیات، سرگروه‌ها و خود نیروهای میدانی هستند.

مشکلات رایج تیم‌های میدانی

کار با صدا و چت پخش می‌شود

سرپرست زنگ می‌زند، با بی‌سیم اعلام می‌کند یا در گروه چت می‌نویسد: «یکی سرویس‌های طبقه‌ی ۲ را چک کند؟» پیام را همه می‌بینند و مسئولش هیچ‌کس نیست. ظرف یک ساعت زیر بیست پیام دیگر دفن می‌شود. در چرا گروه‌های واتس‌اپ ابزار کاری مناسبی نیستند بیشتر بخوانید.

فهرست‌های کاغذی عقب می‌مانند

برگه‌ی کار چاپی اول شیفت تا اواسط صبح کهنه شده است. کارهای جدید شفاهی اضافه می‌شوند، کارهای تمام‌شده اگر کسی یادش باشد تیک می‌خورند و برگه آخر سر در سطل زباله می‌افتد.

کارفرما زودتر از شما کار جاافتاده را می‌بیند

برای یک شرکت نظافتی یا پیمانکار تأسیسات، پرهزینه‌ترین شکست این است که کارفرما اول متوجه کار جاافتاده شود. بدون نمای زنده، سرپرست از شکایت کارفرما باخبر می‌شود.

مدرک، مسئله‌ی اعتماد است

وقتی کارفرما درباره‌ی نظافت شدن یک محل یا گزارش شدن یک خرابی ابهام دارد، چیزی برای نشان دادن نیست جز یک امضا روی برگه، آن هم اگر باشد.

تحویل شیفت کار را گم می‌کند

کاری که تیم صبح تمام نکرده، در یک گفت‌وگوی دم در به تیم بعد منتقل می‌شود. هر چیزی که گفته نشود تا وقتی فوری شود فراموش می‌ماند.

عددی برای مدیریت نیست

مدیران نمی‌توانند بگویند کارها چقدر طول می‌کشند، کدام سایت‌ها بیشترین درخواست را دارند یا کدام اعضای تیم کار را مرتب به‌موقع می‌بندند. تصمیم‌های نیرو حدسی است.

TaskLoop هر مشکل را چگونه حل می‌کند

هر کار به یک وظیفه با یک مسئول تبدیل می‌شود. سرپرستان وظایف را در داشبورد ایجاد یا ثبت می‌کنند و هر کدام را به یک فرد یا تیم مشخص می‌سپارند. مسئول اعلان دریافت می‌کند و وظیفه را می‌پذیرد. هیچ ابهامی درباره‌ی این‌که کار دست کیست نمی‌ماند.

اولویت، مهلت و دستورالعمل روی هر وظیفه. «ریختگی در راهروی ۶، اولویت بالا، ۱۵ دقیقه، تابلوی هشدار کف خیس بگذارید» برای همه یک معنا دارد. نیروها لازم نیست برای پرسیدن دوباره تماس بگیرند.

نمای زنده از کارهای باز. داشبورد همه‌ی وظایف باز، وضعیت و مدت انتظار آن‌ها و حجم کار هر تیم را لحظه‌ای نشان می‌دهد. سرپرست کار جاافتاده را پیش از کارفرما می‌بیند.

ارجاع وقتی کار عقب می‌افتد. وظایفی که از مهلتشان بگذرند به سرپرست ارجاع می‌شوند. تأخیرها زود دیده و ثبت می‌شوند.

مدرک تصویری و ثبت زمان. نیروها هنگام تکمیل وظیفه می‌توانند عکس پیوست کنند و زمان تکمیل ذخیره می‌شود. این مدرکی است که می‌توانید به کارفرما نشان دهید. مدرک تصویری انجام کار را ببینید.

کار باز از تعویض شیفت جان سالم به در می‌برد. چون وظایف تا بسته شدن در داشبورد می‌مانند، شیفت بعد دقیقاً می‌بیند چه چیزی هنوز باز است و دست چه کسی بوده. هیچ‌چیز به گفت‌وگوی دم در وابسته نیست.

دورهای برنامه‌ریزی‌شده کنار کارهای اضطراری. دورهای نظافت، بازرسی‌های شروع روز و بازدیدها را می‌توان به‌صورت وظیفه با همان تخصیص، مهلت و مدرکِ هر کار دیگر تعریف کرد. وظایف تکرارشونده و چک‌لیست‌ها طبق برنامه‌ای که تعیین می‌کنید خودکار ایجاد می‌شوند.

گزارش برای مدیران. نرخ تکمیل وظایف، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان نشان می‌دهند تیم کجا زیر فشار است و چه کسی به پشتیبانی نیاز دارد.

یک گردش کار نمونه

یک شرکت نظافتی با قراردادی برای یک پردیس اداری سه‌ساختمانه:

1. درخواست. ساعت ۱۰:۲۰ هماهنگ‌کننده‌ی تأسیسات کارفرما به سرپرست سایت زنگ می‌زند: روی موکت اتاق جلسه‌ی طبقه‌ی دوم ساختمان B قهوه ریخته است. سرپرست آن را در داشبورد ثبت می‌کند.
2. تخصیص. او کار را با اولویت بالا، مهلت ۳۰ دقیقه و یادداشتی برای آوردن دستگاه موکت‌شوی به نزدیک‌ترین نیروی نظافت به ساختمان B می‌سپارد.
3. انجام. نیرو اعلان دریافت می‌کند، وظیفه را می‌پذیرد، موکت را تمیز می‌کند، عکس می‌گیرد و وظیفه را می‌بندد. زمان تکمیل ثبت می‌شود.
4. بررسی. در جلسه‌ی ماهانه، مدیر عملیات تعداد درخواست‌های اضطراری هر ساختمان، میانگین زمان پاسخ و انجام و سابقه‌ی تصویری هر کار مورد اختلاف را به کارفرما نشان می‌دهد.

همین چهار گام برای باربری که در پردیس تجهیزات جابه‌جا می‌کند، کارمند فروشگاهی که با یک قفسه‌ی شکسته سروکار دارد یا نیروی پشتیبانی کلینیک که اتاق معاینه را آماده می‌کند هم صدق می‌کند.

روش‌های دستی در برابر TaskLoop

اگر تیم شما امروز با اکسل کار می‌کند، TaskLoop در برابر اکسل را ببینید؛ اگر با گروه چت کار می‌کند، TaskLoop در برابر گروه‌های واتس‌اپ را ببینید.

در نرم‌افزار مدیریت وظایف میدانی دنبال چه باشیم

چه TaskLoop را انتخاب کنید چه چیز دیگری، ابزاری برای تیم‌های میدانی باید از چند آزمون عملی سربلند بیرون بیاید. هنگام مقایسه‌ی گزینه‌ها، از جمله ابزارهایی که همین حالا دارید، از این چک‌لیست استفاده کنید.

• اول برای موبایل ساخته شده باشد. نیروها باید بتوانند با چند لمس وظیفه را دریافت کنند، بپذیرند و ببندند و هنگام رسیدن کار اعلان بگیرند.
• یک مسئول برای هر وظیفه. اعلام کار در یک گروه، همان راهی است که کار گم می‌شود. هر وظیفه به یک فرد یا تیم مشخص نیاز دارد.
• اولویت و مهلت روی هر وظیفه. بدون مهلت، معیاری برای سنجش و چیزی برای ارجاع وجود ندارد.
• ارجاع خودکار. کار دیرشده باید خودکار به سرپرست برسد، نه این‌که منتظر بماند تا کسی اتفاقی سر بزند.
• مدرک هنگام تکمیل. عکس و ثبت زمان روی خود وظیفه، نه در یک رشته‌پیام جداگانه.
• نمای زنده برای سرپرست. کارهای باز و حجم کار تیم در یک صفحه، بدون تلفن زدن به این و آن.
• گزارش‌هایی که مدیر واقعاً می‌خواند. نرخ تکمیل، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان، بدون شمارش دستی.
• ماندگاری پس از تعویض شیفت. کار باز باید تا بسته شدن دیده شود، هر کسی که سر کار باشد.

گروه‌های چت و اکسل معمولاً در چهار آزمون اول رد می‌شوند. ابزارهای مدیریت پروژه‌ی پشت‌میزی اغلب در اولی و آخری رد می‌شوند. هدف ابزاری است که تیم شما در یک شیفت شلوغ واقعاً از آن استفاده کند، چون سیستمی که در روزهای شلوغ کنار گذاشته شود، درست در روزهایی که بیشترین اهمیت را دارند هیچ داده‌ای به شما نمی‌دهد.

یک راه عملی برای شروع، آزمایش با یک سایت یا یک تیم برای چند هفته است. سرپرستی را انتخاب کنید که مشتاق امتحان است، دسته‌بندی درخواست‌ها را توافق کنید و گزارش‌ها را با چیزی که پیش‌تر می‌دانستید مقایسه کنید.

TaskLoop چه چیزی نیست

• ابزار مدیریت پروژه نیست. برای پروژه‌های چندهفته‌ای، نمودار گانت یا کار دانشی ساخته نشده است. برای وظایف کوتاه و فیزیکی ساخته شده که در تمام روز می‌رسند.
• سیستم حضور و غیاب یا شیفت‌بندی نیست. زمان وظایف را ثبت می‌کند، نه ورود و خروج، شیفت‌ها یا حقوق و دستمزد.
• مجموعه‌ی مدیریت خدمات میدانی با مسیریابی اعزام نیست. مسیر رانندگی برنامه‌ریزی نمی‌کند، برای کارها قیمت نمی‌دهد و برای مشتریان فاکتور صادر نمی‌کند.
• اپلیکیشن چت تیمی نیست. واحد کار گفت‌وگو نیست؛ وظیفه است.
• سیستم بالینی یا بیمار نیست. در محیط‌های درمانی فقط وظایف پشتیبانی عملیاتی را مدیریت می‌کند.

شروع کار

بهترین آزمون، انواع کارهای خود شماست. در دمو ترسیم می‌کنیم کار امروز چطور به تیم‌های شما می‌رسد، تیم‌ها و دسته‌بندی‌های نمونه را می‌چینیم و داشبورد، اپلیکیشن کارکنان و گزارش‌ها را نشان می‌دهیم. برای راهنمای مفصل‌تر، مدیریت وظایف برای تیم‌های میدانی را بخوانید، یا برای این‌که پیش‌فاکتورها چطور تهیه می‌شوند قیمت‌گذاری را ببینید.