اپ کارکنان برای کسانی که سرپا کار می‌کنند
اپ موبایل کارکنان TaskLoop به هر تکنسین، مستخدم اتاق یا باربر فقط وظایف خودش را نشان میدهد. اعلان فوری دریافت می‌کنند، وظیفه را می‌پذیرند، کار را انجام می‌دهند و با یک عکس اختیاری آن را انجام‌شده علامت می‌زنند. زمان انجام خودکار ثبت می‌شود.
چرخه
چطور کار می‌کند
-
اعلان
یک اعلان فوری به تکنسین خبر میدهد وظیفهٔ جدیدی منتظر است؛ مثلاً «اتاق ۱۲۰۴، کولر پرصدا، اولویت بالا».
-
پذیرش
تکنسین روی «پذیرش» می‌زند تا سرپرست بداند کار مسئول دارد.
-
انجام
به اتاق می‌رود، دستورالعمل را می‌خواند و مشکل را برطرف می‌کند.
-
اتمام
کار را انجام‌شده علامت می‌زند و عکس پیوست می‌کند و TaskLoop زمان انجام را ثبت می‌کند.
اپ کارکنان چیست
اپ موبایل کارکنان بخشی از TaskLoop است که کارکنان صف مقدم همراه خود دارند. وظایفی را که به هر نفر واگذار شده نشانش میدهد، وقتی وظیفهٔ جدیدی می‌رسد خبرش می‌کند و به او امکان میدهد آن را بپذیرد، تمام کند و عکسی به‌عنوان مدرک پیوست کند. برای کسانی ساخته شده که شیفتشان را در راهروها، موتورخانه‌ها و بخش‌های پشتیبانی می‌گذرانند، نه پشت میز.
نرم‌افزارهای پشت‌میزی اغلب در محل کار شکست می‌خورند، چون از کسی که گوشی دستش است بیش از حد انتظار دارند. اپ کارکنان سه چیز می‌خواهد: پذیرش، انجام، اتمام.
گردش کار، قدم‌به‌قدم
۱. وظیفه با اعلان فوری می‌رسد
وقتی سرپرست وظیفه‌ای را در داشبورد مدیریت واگذار می‌کند، کارمند یک اعلان فوری دریافت می‌کند. وظیفه به او می‌گوید چه کاری، کجا، با چه فوریتی و تا کی باید انجام شود و دستورالعمل‌های لازم را هم دارد؛ مثلاً «مهمان تا ساعت ۱۱ خواب است، در نزنید» یا «اول شیر رایزر را ببندید».
۲. پذیرش
کارمند روی «پذیرش» می‌زند. این کار وضعیت را در داشبورد تغییر میدهد؛ پس سرپرست می‌داند کار مسئول دارد و لازم نیست با بی‌سیم دنبال کسی بگردد.
۳. انجام کار
کارمند می‌رود و کار را انجام میدهد؛ چه تعمیر شیر آب باشد، چه بردن تخت کودک یا تمیز کردن چیزی که در لابی آسانسور ریخته. دستورالعمل روی وظیفه می‌ماند؛ پس چیزی برای به خاطر سپردن نیست.
۴. اتمام همراه با مدرک
کار را انجام‌شده علامت می‌زند و می‌تواند عکسی پیوست کند؛ مثل شیر تعمیرشده، تخت کودک آماده یا کف تمیز. TaskLoop زمان انجام را خودکار ثبت می‌کند. اگر درخواست از طرف مهمان آمده باشد، از مهمان خواسته می‌شود به خدمات امتیاز دهد.
اگر به کار نرسند
اگر وظیفه با پایان مهلت هنوز باز باشد، به سرپرست ارجاع داده می‌شود. کارمند لازم نیست خودش اعلام کند. سیستم به سرپرست نشان میدهد کدام کارها دیر شده‌اند.
چه کسانی از آن استفاده می‌کنند
- تکنسین‌ها و مهندسان تعمیرات برای کارهای اصلاحی و بازدیدهای برنامه‌ریزی‌شده.
- مستخدمان اتاق، نیروهای خدمات و نظافت فضاهای عمومی برای اتاق‌ها و درخواست‌های مهمان.
- باربران، کارکنان بل‌من و کانسیرژ برای تحویل‌ها و کارهای مهمان.
- نگهبانان و کارکنان ساختمان برای گشت‌ها و درخواست‌های ساکنان.
- سرپرستانی که در شیفت خود کار عملی هم انجام می‌دهند.
صفحه چه چیزی نشان میدهد
صفحهٔ اصلی، فهرست وظایف خود فرد است و فوری‌ترین وظایف در بالای آن قرار دارند. هر وظیفه محل (اتاق، طبقه یا محدوده)، درخواست، اولویت، مهلت و دستورالعمل را نشان میدهد. دکمه‌ها بزرگ‌اند: پذیرش، بعد انجام شد، با امکان افزودن عکس. تغییر وضعیتی که اینجا انجام شود، بلافاصله در داشبورد سرپرست دیده می‌شود.
چرا گروه چت نه
| گروه چت | اپ کارکنان TaskLoop | |
|---|---|---|
| مسئول کار کیست | شاید هر کس که اول جواب بدهد | یک فرد یا واحد مشخص |
| مهلت | ندارد | سرپرست تعیین می‌کند |
| وضعیت | بالا و پایین کردن و حدس زدن | واگذارشده، پذیرفته‌شده، انجام‌شده |
| مدرک | عکسی که در گفت‌وگو گم می‌شود | عکس پیوست‌شده به وظیفه |
| کارهای دیرکرده | کسی متوجه نمی‌شود | به سرپرست ارجاع داده می‌شود |
| سابقه | با رفتن یک نفر از بین می‌رود | همراه وظیفه نگه داشته می‌شود |
دربارهٔ این موضوع در مقالهٔ چرا گروه‌های واتساپ به‌عنوان ابزار کار شکست می‌خورند بیشتر بخوانید.
راه‌اندازی برای یک تیم
راه‌اندازی کوتاه بهترین نتیجه را میدهد. یک واحد را انتخاب کنید، اغلب خانه‌داری یا تعمیرات، و پیش از اضافه کردن واحد بعدی چند هفته با آن کار کنید. اپ را در جلسهٔ توجیهی شیفت با وظایف واقعی همان روز به کارکنان نشان دهید. دو یا سه قاعدهٔ داخلی توافق کنید، مثلاً «پذیرش ظرف پنج دقیقه» و «عکس برای هر تعمیر»، و آن‌ها را ساده نگه دارید. وقتی یک واحد با اپ کار کرد، دیگر کار را از طریق گروه چت نفرستید تا اپ تنها جایی باشد که کارها از آن می‌رسند.
پلتفرم‌ها، زبان‌ها و دسترسی
- اپ‌های بومی. اپ کارکنان به‌صورت بومی روی iOS و Android و همچنین روی وب اجرا می‌شود.
- زبان‌ها. انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی.
- گشت‌های زمان‌بندی‌شده. وظایف تکراری و چک‌لیست‌ها، مثل گشت‌های روزانهٔ نگهبانی، خودکار در اپ می‌رسند.
- دسترسی پیمانکاران. پیمانکاران و تأمین‌کنندگان بیرونی می‌توانند کارهای واگذارشده به خود را دریافت کنند و با مستندسازی تصویری ببندند.
پرسش‌های رایج
آیا اپ کارکنان در App Store و Google Play هست؟
بله. اپ کارکنان یک اپ موبایل بومی برای iOS و Android است و برای کارکنانی که با یک کامپیوتر مشترک کار می‌کنند، نسخهٔ وب هم دارد.
آیا کارکنان برای استفاده از آن به آموزش نیاز دارند؟
اپ کارهای محدودی انجام میدهد. وظایف خود فرد را نشان میدهد و امکان پذیرش، اتمام و افزودن عکس را میدهد. بیشتر کارکنان صف مقدم آن را در یک مرور کوتاه در جلسهٔ توجیهی شیفت یاد میگیرند. بخش سرپرست در داشبورد مدیریت کمی توضیح بیشتری لازم دارد، چون واگذاری و اولویتها آنجا تعیین میشوند.
آیا کارکنان می‌توانند وظایف دیگران را ببینند؟
اپ کارکنان حول فهرست شخصی هر فرد ساخته شده است؛ یعنی کارهایی که به خود او یا واحدش واگذار شده. سرپرستان و مدیران تصویر کامل را در داشبورد مدیریت می‌بینند. این کار صفحهٔ گوشی را در شیفت شلوغ کوتاه و خوانا نگه می‌دارد.
چرا بهجای گروه واتساپ از این استفاده کنیم؟
گروه چت برای هر کار مسئول، مهلت، وضعیت و سابقهای که با ترک گروه از بین نرود ندارد. در اپ کارکنان هر پیام یک وظیفه است با مسئول، دکمهٔ پذیرش، زمان ثبت انجام و عکس اختیاری. وظایف عقبافتاده هم به سرپرستان ارجاع داده میشوند؛ کاری که از یک چت برنمیآید.
آیا به زبان‌هایی غیر از انگلیسی کار می‌کند؟
بله. اپ کارکنان از انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی پشتیبانی می‌کند و برای عربی و فارسی چیدمان راست‌به‌چپ دارد.
آیا پیوست عکس اجباری است؟
پیوست عکس در محصول اختیاری است. اینکه تیم شما برای کارهای خاصی، مثل نشتی تعمیرشده یا فضای عمومی نظافت‌شده، حتماً عکس پیوست کند، قاعده‌ای داخلی است که خودتان تعیین می‌کنید. بسیاری از تیم‌ها آن را برای هر کاری که ممکن است بعداً مهمان یا مالک دربارهٔ آن اختلاف نظر داشته باشد الزامی می‌کنند.
گردش کار خودتان را در TaskLoop ببینید
به ما بگویید درخواست‌ها امروز چگونه به تیم شما می‌رسند. همان جریان را با نقش‌ها و انواع درخواست‌های خودتان در TaskLoop به شما نشان می‌دهیم.