Система управления задачами для команд, которые работают на ногах

Что такое система управления задачами для линейного персонала

Система управления задачами для линейного персонала — это программа для назначения, отслеживания и подтверждения работы людей, которые не сидят за столом: уборщиков, носильщиков, техников, сотрудников магазинов, охранников. Она превращает каждую заявку или работу в задачу с одним ответственным, приоритетом и сроком, доставляет её на телефон этого сотрудника и фиксирует, когда и как она выполнена.

TaskLoop и есть такая система. Руководители и координаторы в панели администратора регистрируют и назначают задачи и в реальном времени видят открытую работу каждой команды. Сотрудники в мобильном приложении для персонала получают задачи с push-уведомлениями, принимают их, обновляют статус и завершают, при желании прикладывая фото. Просроченные задачи эскалируются руководителю. Отчёты показывают долю выполненных задач, время реакции и выполнения и результаты сотрудников.

Это та же платформа, которую TaskLoop предлагает для отелей и зданий, применённая к командам, работающим на самых разных объектах.

Для кого это

TaskLoop предназначен для организаций, где работа физическая, поступает потоком и должна выполняться за минуты или часы, а не недели:

• Клининговые компании, чьи бригады работают в офисах, магазинах и жилых домах, а клиент хочет видеть доказательство выполненной работы.
• Службы эксплуатации кампусов университетов и школ, в которых работают носильщики, уборщики и техники во многих зданиях.
• Клиники и поликлиники — для вспомогательной работы: подготовки кабинетов, санитарной уборки, перемещения оборудования. TaskLoop предназначен для операционных задач, а не для медицинских записей.
• Сотрудники магазинов — для разлитых жидкостей, перемещения товара, смены выкладки и процедур открытия и закрытия.
• Бригады эксплуатации, работающие по договорам с несколькими клиентами. См. компании по эксплуатации недвижимости.
• Службы охраны и патрули, где на каждый инцидент нужен названный ответственный и запись.

Ею пользуются руководители смен, руководители объектов, операционные координаторы, бригадиры и сам линейный персонал.

Типичные проблемы линейных команд

Работу раздают голосом и в чатах

Руководитель звонит, говорит по рации или пишет в общий чат: «Кто-нибудь, проверьте туалеты на втором этаже». Сообщение видят все, а отвечает за него никто. Через час оно погребено под двадцатью другими. Подробнее — в статье почему группы в WhatsApp не подходят для работы.

Бумажные списки не успевают

Распечатанный наряд на начало смены устаревает к середине утра. Новые работы добавляют устно, выполненные отмечают, если кто-то вспомнит, а лист в итоге оказывается в мусорной корзине.

Клиент замечает пропуск раньше вас

Для клининговой компании или подрядчика по эксплуатации самая дорогая ошибка — когда пропущенную работу первым замечает клиент. Без живой картины руководитель узнаёт об этом из жалобы клиента.

Подтверждение держится на доверии

Когда клиент оспаривает, была ли убрана зона или передана ли информация о неисправности, показать нечего, кроме подписи на листе, — и то если она есть.

При передаче смены работа теряется

То, что утренняя смена не успела, передаётся в разговоре у двери. Всё, что не прозвучало, забывается, пока не станет срочным.

Нет цифр для управления

Руководители не могут сказать, сколько длятся работы, какие объекты дают больше всего заявок и кто из сотрудников стабильно закрывает работу вовремя. Решения о персонале принимаются наугад.

Как TaskLoop решает каждую из проблем

Каждая работа становится задачей с одним ответственным. Руководители создают или регистрируют задачи в панели управления и назначают каждую конкретному сотруднику или команде. Исполнитель получает push-уведомление и принимает задачу. Неясности, у кого она, не остаётся.

Приоритет, срок и инструкции в каждой задаче. «Разлив в шестом ряду, высокий приоритет, 15 минут, поставьте таблички „Мокрый пол“» читается одинаково для всех. Сотрудникам не нужно перезванивать с вопросами.

Живая картина открытой работы. Панель управления в реальном времени показывает каждую открытую задачу, её статус и время ожидания, а также загрузку каждой команды. Руководитель видит пропущенную работу раньше клиента.

Эскалация, когда работа задерживается. Задачи, у которых истёк срок, эскалируются руководителю. Задержки видны рано и фиксируются.

Фотоотчёт и отметки времени. Завершая задачу, сотрудник может приложить фото, а время выполнения сохраняется. Это доказательство, которое можно показать клиенту. См. фотоотчёт о выполненной работе.

Открытая работа переживает пересменку. Задачи остаются в панели управления до закрытия, поэтому следующая смена точно видит, что ещё открыто и у кого было. Ничего не зависит от разговора у двери.

Плановые обходы рядом с внеплановыми работами. Обходы уборки, проверки при открытии и осмотры можно создавать как задачи с тем же назначением, сроком и подтверждением, что и любую другую работу. Повторяющиеся задачи и чек-листы создаются автоматически по заданному вами графику.

Отчёты для руководителей. Доля выполненных задач, время реакции и выполнения и результаты сотрудников показывают, где команда работает на пределе и кому нужна поддержка.

Типичный рабочий процесс

Клининговая компания обслуживает по договору офисный кампус из трёх зданий:

1. Заявка. В 10:20 координатор службы эксплуатации клиента звонит руководителю на объекте: в переговорной на втором этаже здания B на ковёр пролили кофе. Руководитель регистрирует заявку в панели управления.
2. Назначение. Он назначает её уборщику, который ближе всех к зданию B, с высоким приоритетом, сроком 30 минут и пометкой взять экстрактор для ковров.
3. Выполнение. Уборщик получает push-уведомление, принимает задачу, чистит ковёр, делает фото и закрывает задачу. Время выполнения фиксируется.
4. Анализ. На ежемесячной встрече операционный менеджер показывает клиенту число внеплановых заявок по каждому зданию, среднее время реакции и выполнения и фотоотчёт по любой спорной работе.

Те же четыре шага описывают носильщика, перевозящего оборудование в кампусе, продавца, разбирающегося со сломанной витриной, или сотрудника клиники, готовящего смотровой кабинет к следующему пациенту.

Ручные методы и TaskLoop

Если ваша команда сейчас работает в таблицах, см. TaskLoop и таблицы; если в групповых чатах — TaskLoop и группы в WhatsApp.

На что смотреть при выборе системы управления задачами для линейного персонала

Выберете вы TaskLoop или что-то другое, инструмент для линейных команд должен пройти несколько практических проверок. Используйте этот чек-лист, когда сравниваете варианты, в том числе инструменты, которые у вас уже есть.

• Создан прежде всего для телефона. Сотрудник должен получать, принимать и закрывать задачу в несколько касаний, а о новой работе узнавать из push-уведомления.
• Один ответственный на задачу. Рассылка работы в группу — верный способ её потерять. У каждой задачи должен быть конкретный сотрудник или команда.
• Приоритет и срок у каждой задачи. Без срока не с чем сравнивать и нечего эскалировать.
• Эскалация. Просроченная работа должна автоматически доходить до руководителя, а не ждать, пока кто-нибудь случайно проверит.
• Подтверждение при завершении. Фото и отметка времени в самой задаче, а не в отдельной переписке.
• Живая картина для руководителя. Открытая работа и загрузка команд на одном экране, без обзвона.
• Отчёты, которые руководитель действительно прочтёт. Доля выполненных задач, время реакции и выполнения и результаты сотрудников без ручного подсчёта.
• Переживает пересменку. Открытая работа должна оставаться видимой до закрытия, кто бы ни был на смене.

Групповые чаты и таблицы обычно не проходят первые четыре проверки. Офисные инструменты для проектов часто не проходят первую и последнюю. Цель — инструмент, которым ваша бригада действительно будет пользоваться в загруженную смену, потому что система, которую пропускают в напряжённые дни, не даёт данных именно о тех днях, которые важнее всего.

Практичный способ начать — один объект или одна команда на несколько недель. Выберите руководителя, который хочет попробовать, согласуйте категории заявок и сравните отчёты с тем, что вы знали раньше.

Чем TaskLoop не является

• Не инструмент управления проектами. Он не предназначен для многонедельных проектов, диаграмм Ганта или интеллектуальной работы. Он создан для коротких физических задач, которые поступают весь день.
• Не система учёта рабочего времени и не планировщик смен. Он фиксирует время выполнения задач, а не приход на работу, смены или зарплату.
• Не комплексная система управления выездным обслуживанием с маршрутизацией. Он не прокладывает маршруты, не готовит сметы и не выставляет счета клиентам.
• Не корпоративный мессенджер. Единица работы — задача, а не переписка.
• Не медицинская система и не система учёта пациентов. В медицинских учреждениях он работает только с операционными вспомогательными задачами.

С чего начать

Лучшая проверка — ваши собственные типы работ. На демонстрации мы разбираем, как работа сегодня доходит до ваших бригад, настраиваем примеры команд и категорий и показываем панель управления, приложение для персонала и отчёты. Подробное руководство — в статье управление задачами для линейного персонала, а как формируется предложение, описано на странице цены.