نرم‌افزار برای شرکت‌های مدیریت تأسیسات با سایت‌های متعدد

اداره‌کردن ساختمان‌های متعدد برای کارفرمایان متعدد

شرکت FM یک ساختمان را اداره نمی‌کند. مجموعه‌ای را اداره می‌کند: ده‌دوازده ساختمان اداری برای یک مالک، زنجیره‌ای از واحدهای تجاری برای مالکی دیگر، یک پردیس آموزشی، یک درمانگاه و شاید یک مجتمع مسکونی. هر قرارداد دامنهٔ کار، رابط کارفرما و انتظارات خودش را دارد؛ چه در یک توافق‌نامهٔ سطح خدمات نوشته شده باشد چه نه.

نیروها پراکنده‌اند. یک مدیر قرارداد چند کارفرما را پوشش می‌دهد. سرپرستان منطقه مجموعه‌ای از سایت‌ها را پوشش می‌دهند. تکنسین‌های سیار بین سایت‌ها رفت‌وآمد می‌کنند و نیروهای نظافت و نگهبانی در یک سایت مستقرند. درخواست‌ها از مدیران سایت کارفرما، از میز پشتیبانی FM و از خود تکنسین‌ها می‌رسند، وقتی در گشت چیزی می‌بینند.

بخش سخت، انجام کار نیست. سختی در این است که در هر لحظه بدانید در کدام قرارداد چه چیزی باز است، دست چه کسی است و آیا این ماه انتظارات کارفرما را برآورده می‌کنید یا نه. وقتی این اطلاعات در صندوق ایمیل میز پشتیبانی، یک گروه چت برای هر سایت و یک صفحه‌گسترده برای هر قرارداد پخش است، پاسخ خیلی دیر می‌رسد؛ معمولاً وقتی کارفرما می‌پرسد.

یک داشبورد، یک اپ کارکنان

TaskLoop به دفتر FM یک داشبورد مدیریت و به هر کارمند میدانی یک اپ موبایل کارکنان می‌دهد.

درخواست. میز پشتیبانی هر درخواست کارفرما را در داشبورد ثبت می‌کند: سایت، دسته، اولویت، شرح. کارکنان کارفرما یا بهره‌برداران هم می‌توانند کد QR سایت را اسکن کنند و مستقیم درخواست ثبت کنند.

واگذاری. سرپرست منطقه کار را با مهلت و دستورالعمل‌هایی مثل رمز ورود موتورخانه یا جای پارک، به تکنسین یا واحد مناسب واگذار می‌کند.

اقدام. تکنسین اعلان فوری دریافت می‌کند، وظیفه را می‌پذیرد، در مسیر وضعیتش را به‌روز می‌کند و آن را با یک عکس و ثبت زمان انجام می‌بندد.

ارزیابی. وظیفه با سابقه‌ای کامل بسته می‌شود. اگر عقب افتاده باشد، در مسیر به سرپرست یا مدیر قرارداد ارجاع داده شده و آن هم ثبت شده است.

برای مدیر قرارداد، داشبورد همهٔ درخواست‌های باز و بار کاری هر واحد را به‌صورت زنده نشان می‌دهد. برای تکنسین، اپ یک فهرست واحد از کارهای همهٔ سایت‌هایی که پوشش می‌دهد نشان می‌دهد، نه یک چت برای هر کارفرما.

اثبات عملکرد قرارداد

قراردادهای FM روزبه‌روز بیشتر بر اساس شواهد سنجیده می‌شوند. کارفرما می‌خواهد بداند ماه گذشته چند درخواست رسید، چند مورد در زمان توافق‌شده برداشته شد و چند مورد در همان بازدید اول بسته شد. عکس تله‌چربی تمیزشده یا اتصالات تعویض‌شده، یک اختلاف را سریع‌تر از هر رشته ایمیلی حل می‌کند.

هر وظیفه در TaskLoop زمان‌های ثبت‌شده از ایجاد تا پذیرش و انجام را دارد، به‌علاوهٔ یک مستندسازی تصویری اختیاری. گزارش‌ها نرخ انجام وظایف، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان را نشان می‌دهند. این‌ها را کنار هم بگذارید تا هستهٔ گزارش ماهانهٔ قرارداد را داشته باشید، بی‌آنکه سرپرستی دو روز وقت بگذارد و آن را از روی اسکرین‌شات‌های واتساپ بازسازی کند. برای طراحی قواعد پشت این روند، مقالهٔ قواعد SLA و ارجاع برای تیم‌های عملیات را بخوانید.

وظایف عقب‌افتاده خودکار به سرپرست ارجاع داده می‌شوند. تایمرهای پاسخ و رفع برای هر دسته و اولویت قابل تنظیم‌اند، مثلاً پاسخ ۳۰ دقیقه‌ای برای نشت آب و پاسخ ۲۴ ساعته برای تایل سقف؛ پس SLA هر قرارداد خودکار اعمال می‌شود.

کارهای برنامه‌ریزی‌شده در همهٔ سایت‌ها

بخش بزرگی از یک قرارداد FM برنامه‌ریزی‌شده است: تعویض ماهانهٔ فیلترهای AHU، آزمایش فصلی روشنایی اضطراری، راه‌اندازی شش‌ماهه پمپ آتش‌نشانی، نظافت عمیق هفتگی سرویس‌های بهداشتی. کار برنامه‌ریزی‌شده‌ای که انجام نشده، تا وقتی یک ممیزی یا یک خرابی آن را پیدا نکند دیده نمی‌شود.

در TaskLoop هر کار برنامه‌ریزی‌شده وظیفه‌ای است با سایت، مهلت، دستورالعمل و مستندسازی تصویری؛ پس کارهای برنامه‌ریزی‌شده و اصلاحی در همان فهرست‌ها و همان گزارش‌ها ظاهر می‌شوند. برنامه‌های تکراری نگهداری پیشگیرانه و چک‌لیست‌های بازرسی سایت برای هر قرارداد خودکار ایجاد می‌شوند.

پیمانکاران فرعی و تخصص‌های ویژه

هیچ شرکت FM همه‌چیز را با نیروی داخلی انجام نمی‌دهد. آسانسور، سیستم‌های اطفای حریق، چیلرها، سم‌پاشی و نظافت تخصصی اغلب به پیمانکاران فرعی سپرده می‌شوند و کارفرما شما را مسئول همهٔ آن‌ها می‌داند.

می‌توان کارها را به پیمانکاران فرعی واگذار کرد و آن‌ها زیر حساب شما با مستندسازی تصویری کار را می‌بندند. آن‌وقت گزارش شما کل قرارداد را پوشش می‌دهد، نه فقط کارکنان خودتان را.

اپ میدانی‌ای که تکنسین‌ها واقعاً از آن استفاده می‌کنند

بسیاری از شرکت‌های FM از قبل یک CAFM یا CMMS توانمند دارند. مشکل اینجاست که در دفتر مرکزی می‌ماند و تکنسین‌ها هیچ‌وقت آن را به‌روز نمی‌کنند؛ پس داده‌ها بعداً، از روی حافظه و توسط کس دیگری وارد می‌شوند. کارکنان صف مقدمی که کار را انجام می‌دهند به چیز کوچک‌تری نیاز دارند: فهرستی از وظایف، دکمه‌ای برای پذیرش، یک دوربین و دکمه‌ای برای اتمام.

اپ کارکنان TaskLoop دقیقاً همین است. برای وظایف جدید اعلان فوری می‌فرستد، به کارکنان امکان می‌دهد وظایف را بپذیرند، به‌روز کنند و تمام کنند و عکس‌ها و زمان‌های انجام را ثبت می‌کند. اگر CAFM خود را برای فهرست دارایی‌ها و صورتحساب نگه می‌دارید، TaskLoop در کنار آن کار می‌کند؛ برای اینکه در عمل یعنی چه، صفحهٔ یکپارچگی‌ها را ببینید.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

شروع کار

یک قرارداد را انتخاب کنید؛ ترجیحاً قراردادی با کارفرمایی که از قبل اعداد عملکرد را می‌خواهد. میز پشتیبانی و تیم میدانی آن را به TaskLoop منتقل کنید، چند هفته درخواست‌های واقعی را از آن عبور دهید و در جلسهٔ بازبینی بعدی گزارش‌ها را جلوی کارفرما بگذارید. بعد قرارداد بعدی را اضافه کنید.

قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به تعداد املاک و کارکنان بستگی دارد. با فهرست سایت‌هایتان یک دموی رایگان رزرو کنید یا دربارهٔ نرم‌افزار مدیریت ساختمان TaskLoop بیشتر بخوانید.