Software de mantenimiento para empresas de facility management con muchos sitios

Gestionar muchos edificios para muchos clientes

Una empresa de FM no gestiona un edificio. Gestiona una cartera: una docena de edificios de oficinas para un propietario, una cadena de locales comerciales para otro, un campus escolar, una clínica, quizá una comunidad residencial. Cada contrato tiene su propio alcance, su propio contacto en el cliente y sus propias expectativas, recogidas o no en un acuerdo de nivel de servicio.

Las personas están repartidas. Un gerente de contrato cubre varios clientes. Los supervisores de zona cubren grupos de sitios. Los técnicos móviles se desplazan entre ellos, mientras el personal de limpieza y de seguridad está destinado en un solo sitio. Las solicitudes llegan de los responsables de sitio del cliente, del help desk de FM y de los propios técnicos cuando detectan algo en una ronda.

Lo difícil no es hacer el trabajo. Es saber, en cualquier momento, qué está abierto en cada contrato, quién lo tiene y si va a cumplir las expectativas del cliente este mes. Cuando eso vive en un buzón de help desk, un chat de grupo por sitio y una hoja de cálculo por contrato, la respuesta llega demasiado tarde, normalmente cuando la pide el cliente.

Un panel, una app para el personal

TaskLoop da a la oficina de FM un solo panel de administración y a cada empleado de campo una sola app móvil.

Solicitud. El help desk registra cada solicitud del cliente en el panel: sitio, categoría, prioridad, descripción. El personal del cliente o los ocupantes también pueden escanear un código QR en el sitio y enviar una solicitud directamente.

Asignación. El supervisor de zona la asigna al técnico o al departamento adecuado, con plazo e instrucciones, como el código de acceso a la sala de máquinas o qué plaza de estacionamiento usar.

Ejecución. El técnico recibe una notificación push, acepta la tarea, actualiza su estado por el camino y la cierra con una foto y una marca de tiempo de cierre.

Calificación. La tarea se cierra con un registro completo. Si venció, se escaló por el camino al supervisor o al gerente del contrato, y eso también queda registrado.

Para el gerente de contrato, el panel muestra en tiempo real cada solicitud abierta y la carga de cada departamento. Para el técnico, la app muestra una sola lista de trabajos de todos los sitios que cubre, no un chat por cliente.

Demostrar el contrato

Los contratos de FM se evalúan cada vez más con pruebas. Un cliente quiere saber cuántas solicitudes entraron el mes pasado, cuántas se atendieron dentro del tiempo acordado y cuántas se cerraron en la primera visita. Una foto de la trampa de grasa limpia o de la pieza sustituida zanja una discusión más rápido que cualquier cadena de correos.

Cada tarea de TaskLoop lleva marcas de tiempo desde la creación hasta la aceptación y el cierre, y una prueba fotográfica opcional. Los informes muestran tasas de cierre de tareas, tiempos de respuesta y de resolución y desempeño del personal. Con todo ello tiene el núcleo de un informe mensual de contrato sin que un supervisor pase dos días reconstruyéndolo con capturas de WhatsApp. Para diseñar las reglas que lo sostienen, lea reglas de SLA y escalado para equipos de operaciones.

Las tareas vencidas se escalan automáticamente a un supervisor. Los temporizadores de respuesta y de resolución se configuran por categoría y prioridad, como una respuesta de 30 minutos para una fuga de agua y de 24 horas para una placa de falso techo, de modo que el SLA de cada contrato se aplica automáticamente.

Trabajo planificado en varios sitios

Gran parte de un contrato de FM es planificada: cambios mensuales de filtros de AHU, pruebas trimestrales de alumbrado de emergencia, arranques semestrales de la bomba contra incendios, limpiezas profundas semanales de baños. El trabajo planificado que se omite es invisible hasta que lo descubre una auditoría o una avería.

En TaskLoop, cada trabajo planificado es una tarea con sitio, plazo, instrucciones y prueba fotográfica, así que el trabajo planificado y el correctivo aparecen en las mismas listas y en los mismos informes. Los planes de mantenimiento preventivo recurrentes y los checklists de inspección de sitio se generan automáticamente para cada contrato.

Subcontratistas y oficios especializados

Ninguna empresa de FM lo hace todo con personal propio. Ascensores, sistemas contra incendios, enfriadoras, control de plagas y limpiezas especializadas suelen ir a subcontratistas, y el cliente le hace responsable a usted de todo ello.

A los subcontratistas se les pueden asignar trabajos y pueden cerrarlos con prueba fotográfica, dentro de su cuenta. Su informe cubre entonces todo el contrato, no solo a su propio personal.

Una app de campo que los técnicos usen de verdad

Muchas empresas de FM ya tienen un CAFM o un CMMS potente. El problema es que está en la oficina central y los técnicos nunca lo actualizan, así que los datos se introducen después, de memoria, y los introduce otra persona. Los trabajadores de primera línea que hacen el trabajo necesitan algo más pequeño: una lista de tareas, un botón para aceptar, una cámara, un botón para completar.

Eso es la app del personal de TaskLoop. Envía notificaciones push de tareas nuevas, permite al personal aceptarlas, actualizarlas y completarlas, y registra fotos y horas de cierre. Si conserva su CAFM para el inventario de activos y la facturación, TaskLoop funciona junto a él; consulte integraciones para ver qué significa eso en la práctica.

Quién usa qué

Cómo empezar

Elija un contrato, idealmente uno con un cliente que ya pida cifras de desempeño. Pase su help desk y su equipo de campo a TaskLoop, gestione solicitudes reales durante unas semanas y presente los informes al cliente en la siguiente revisión. Después añada el siguiente contrato.

El precio se cotiza a medida y depende del número de propiedades y de personas del personal. Reserve una demo gratuita con su lista de sitios a mano, o lea más sobre la gestión de edificios con TaskLoop.