برنامج لشركات إدارة المرافق التي تدير مواقع متعددة

إدارة مبانٍ كثيرة لعملاء كثيرين

شركة إدارة المرافق لا تدير مبنى واحدًا، بل محفظة: عشرات المباني المكتبية لمالك واحد، وسلسلة متاجر لمالك آخر، وحرم مدرسي، وعيادة، وربما مجمع سكني. ولكل عقد نطاقه الخاص، وجهة الاتصال الخاصة به لدى العميل، وتوقعاته الخاصة، سواء كُتبت في اتفاقية مستوى خدمة أم لا.

والموظفون موزعون. فمدير العقد يغطي عدة عملاء. ومشرفو المناطق يغطون مجموعات من المواقع. والفنيون المتنقلون يتنقلون بينها، بينما يتمركز عمال النظافة وموظفو الأمن في مواقع منفردة. وتصل الطلبات من مديري مواقع العملاء، ومن مكتب دعم شركة إدارة المرافق، ومن الفنيين أنفسهم عندما يلاحظون شيئًا خلال جولاتهم.

الجزء الصعب ليس أداء العمل، بل معرفة ما هو مفتوح في أي عقد في أي لحظة، ومن يتولاه، وهل ستلبي توقعات العميل هذا الشهر. وعندما تعيش هذه المعلومات في صندوق بريد مكتب الدعم، ومجموعة دردشة لكل موقع، وجدول بيانات لكل عقد، تأتي الإجابة متأخرة جدًا، وعادةً عندما يسأل العميل.

لوحة تحكم واحدة وتطبيق موظفين واحد

يمنح TaskLoop مكتب شركة إدارة المرافق لوحة تحكم إدارية واحدة، وكل موظف ميداني تطبيق جوال واحدًا.

الطلب. يسجّل مكتب الدعم كل طلب من العملاء على لوحة التحكم: الموقع، والفئة، والأولوية، والوصف. ويمكن لموظفي العميل أو شاغلي الموقع أيضًا مسح رمز QR في الموقع وتقديم الطلب مباشرة.

الإسناد. يُسند مشرف المنطقة المهمة إلى الفني أو القسم المناسب، مع موعد نهائي وتعليمات مثل رمز الدخول إلى غرفة المعدات أو موقف السيارات الذي يجب استخدامه.

التنفيذ. يتلقى الفني إشعارًا فوريًا، فيقبل المهمة، ويحدّث حالتها في الطريق، ويغلقها بصورة وطابع زمني للإنجاز.

التقييم. تُغلق المهمة بسجل كامل. وإذا تأخرت، فقد صُعِّدت خلال ذلك إلى المشرف أو مدير العقد، وهذا مسجّل أيضًا.

ولمدير العقد، تعرض لوحة التحكم كل طلب مفتوح لحظيًا وحجم عمل كل قسم. وللفني، يعرض التطبيق قائمة واحدة بالمهام عبر جميع المواقع التي يغطيها، لا محادثة لكل عميل.

إثبات الأداء وفق العقد

تُقيَّم عقود إدارة المرافق بشكل متزايد بالأدلة. فالعميل يريد أن يعرف كم طلبًا وصل الشهر الماضي، وكم منها استُلم خلال الوقت المتفق عليه، وكم أُغلق من الزيارة الأولى. وصورة لمصيدة الدهون بعد تنظيفها أو للقطعة بعد استبدالها تحسم الخلاف أسرع من أي سلسلة رسائل.

تحمل كل مهمة في TaskLoop طوابع زمنية من الإنشاء إلى القبول إلى الإنجاز، وصورة إثبات اختيارية. وتعرض التقارير معدلات إنجاز المهام، وأوقات الاستجابة والإنجاز، وأداء الموظفين. اجمعها معًا، وسيكون لديك جوهر تقرير العقد الشهري دون أن يقضي مشرف يومين في إعادة بنائه من لقطات شاشة واتساب. ولمعرفة كيفية تصميم القواعد التي يقوم عليها ذلك، اقرأ قواعد SLA والتصعيد لفرق التشغيل.

تُصعَّد المهام المتأخرة إلى المشرف تلقائيًا. ومؤقتات الاستجابة والحل قابلة للضبط حسب الفئة والأولوية، مثل استجابة خلال 30 دقيقة لتسريب مياه واستجابة خلال 24 ساعة لبلاطة سقف، فتُطبَّق اتفاقية SLA الخاصة بكل عقد تلقائيًا.

العمل المخطط عبر المواقع

جزء كبير من عقد إدارة المرافق عمل مخطط: تغيير فلاتر AHU شهريًا، واختبارات إنارة الطوارئ كل ربع سنة، وتشغيل مضخة الحريق كل ستة أشهر، والتنظيف العميق الأسبوعي لدورات المياه. والعمل المخطط الذي يفوت يبقى غير مرئي حتى يكتشفه تدقيق أو عطل.

في TaskLoop، كل عمل مخطط مهمة لها موقع وموعد نهائي وتعليمات وصورة إثبات، فيظهر العمل المخطط والطارئ في القوائم نفسها والتقارير نفسها. وتُنشأ جداول الصيانة الوقائية المتكررة وقوائم فحص المواقع تلقائيًا لكل عقد.

المقاولون من الباطن والحرف المتخصصة

لا توجد شركة إدارة مرافق تنفّذ كل شيء داخليًا. فالمصاعد وأنظمة الحريق والمبردات ومكافحة الآفات والتنظيف المتخصص كثيرًا ما تذهب إلى مقاولين من الباطن، والعميل يحمّلك مسؤولية ذلك كله.

يمكن إسناد المهام إلى المقاولين من الباطن ليغلقوها بصور إثبات، ضمن حسابك. فيغطي تقريرك العقد كاملًا، لا موظفيك فقط.

تطبيق ميداني سيستخدمه الفنيون فعلًا

تملك كثير من شركات إدارة المرافق أصلًا نظام CAFM أو CMMS قويًا. والمشكلة أنه موجود في المقر الرئيسي ولا يحدّثه الفنيون أبدًا، فتُدخل البيانات لاحقًا من الذاكرة على يد شخص آخر. أما العاملون الميدانيون الذين ينفّذون العمل فيحتاجون إلى شيء أبسط: قائمة مهام، وزر للقبول، وكاميرا، وزر للإكمال.

وهذا بالضبط هو تطبيق TaskLoop للموظفين. يرسل إشعارات فورية بالمهام الجديدة، ويتيح للموظفين قبولها وتحديثها وإكمالها، ويسجّل الصور وأوقات الإنجاز. وإذا احتفظت بنظام CAFM لسجلات الأصول والفوترة، يعمل TaskLoop إلى جانبه؛ راجع التكاملات لمعرفة ما يعنيه ذلك عمليًا.

من يستخدم ماذا

البداية

اختر عقدًا واحدًا، ويُفضَّل أن يكون مع عميل يطلب أرقام الأداء أصلًا. انقل مكتب الدعم والفريق الميداني لهذا العقد إلى TaskLoop، ومرّر عبره طلبات حقيقية لبضعة أسابيع، ثم اعرض التقارير على العميل في المراجعة التالية. بعد ذلك أضف العقد التالي.

التسعير بعرض سعر ويعتمد على عدد العقارات والموظفين. احجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا ومعك قائمة مواقعك، أو اقرأ المزيد عن نظام إدارة المباني TaskLoop.