Программа для команды, которая обеспечивает работу жилого комплекса

С чем каждый день сталкивается команда жилого дома

Жилой комплекс порождает постоянный поток мелкой, срочной и повторяющейся работы. Большая часть приходит в виде жалоб: с потолка в ванной в 1203 течёт вода, свет в лифтовом холле мигает уже неделю, дверь в спортзал не закрывается, в подземном паркинге странный запах. Остальное — из технических помещений: чиллер отключается по высокому давлению, повысительный насос начал шуметь, фильтр AHU давно пора менять.

Этой работой обычно занимаются управляющий домом или менеджер жилого комплекса, посменная служба консьержей, несколько техников, клининг, охрана и сторонние компании по лифтам, системам пожарной безопасности и чиллерам. Проблема редко в квалификации. Проблема в том, что работа живёт в журнале звонков, тетради на стойке консьержа, группе в WhatsApp и памяти управляющего. Когда житель в третий раз звонит по поводу одной и той же протечки, никто не может сказать, кто поднимался, что обнаружил и почему до сих пор капает.

TaskLoop создан, чтобы закрыть этот разрыв. Он не заменяет вашу систему управления зданием или бухгалтерию. Он даёт каждой заявке и каждой работе исполнителя, срок и запись.

Как жалоба жителя становится закрытой работой

Каждая работа в TaskLoop проходит одни и те же четыре шага: заявка, назначение, выполнение, оценка.

Заявка. Житель звонит или подходит к стойке консьержа и сообщает, что с потолка течёт вода. Консьерж регистрирует заявку на панели администратора с номером квартиры, категорией, кратким описанием и приоритетом. Жители также могут отсканировать QR-код в квартире или в месте общего пользования, например в лифтовом холле или спортзале, и отправить заявку сами, не звоня.

Назначение. Управляющий или тот, кто ведёт стойку, назначает заявку технику или службе эксплуатации, ставит срок и добавляет инструкции: сначала проверить 1303 этажом выше, житель там дома после шести.

Выполнение. Техник получает push-уведомление в мобильном приложении для персонала, принимает задачу и обновляет её статус по ходу работы. Закончив, он прикладывает фото отремонтированного сифона под раковиной в 1303 и закрывает задачу. Время выполнения фиксируется автоматически.

Оценка. Работа закрывается с полной записью о том, кто что сделал и когда. Если житель отправил заявку через QR-код, он может следить за ней и оценить обслуживание после выполнения.

Если задачу никто не взял или она вышла за срок, она эскалируется руководителю. На практике команды замечают это изменение первым. Протечка, о которой сообщили в девять вечера в пятницу, больше не ждёт, пока о ней вспомнят в понедельник утром.

Технические помещения, лифты и работа, которую жители не видят

О большей части работ по обслуживанию здания никто никогда не сообщает. Кто-то должен снимать показания чиллера, менять фильтры AHU, проверять пожарный насос, чистить резервуары с водой и обходить паркинг в поисках перегоревших ламп. Когда эта работа проседает, она возвращается позже — жалобой или поломкой посреди лета.

В TaskLoop эта работа — такая же задача, как любая другая. Главный инженер или управляющий создаёт задачу «Заменить фильтры AHU-2, техническое помещение 30-го этажа», назначает её со сроком и инструкциями и получает фото, когда она выполнена. Повторяющиеся графики планово-предупредительного обслуживания — ежемесячная замена фильтров, ежеквартальная проверка пожарного насоса, ежедневные чек-листы обхода технических помещений — настраиваются один раз и создаются автоматически.

Специализированные работы обычно выполняют сторонние компании: лифтовая организация, подрядчик по пожарной безопасности, сервисная компания по чиллерам. Подрядчикам можно назначать работы, и они закрывают их с фотоотчётом, поэтому их визиты хранятся в тех же записях, что и работы вашей службы. Если удобнее, ответственным за задачу подрядчика может быть ваш сотрудник, который приложит фото сервисного акта после визита.

Практическая отправная точка для плановых работ — наш шаблон графика планово-предупредительного обслуживания для жилых домов.

Меньше повторных звонков от жителей

Жителей часто раздражает не столько сама неисправность, сколько тишина после того, как они о ней сообщили. Житель, который в понедельник сообщил о сломанном домофоне и до четверга ничего не услышал, звонит консьержу, потом управляющему, потом пишет в чат жильцов. Каждый такой звонок отнимает время, которое можно было потратить на ремонт домофона.

Когда каждая заявка зарегистрирована и у неё есть исполнитель, консьерж за секунды отвечает на вопрос «где моя заявка?»: у кого она, когда её приняли и не ждёт ли она запчасть. Управляющий видит все открытые заявки на одном экране вместе с загрузкой каждого отдела, а не обходит этажи с расспросами. Подробнее — в статье о том, как обрабатывать заявки жителей без колл-центра.

Отчётность, которую можно показать собственникам

Жилой дом всегда перед кем-то отчитывается: перед ТСЖ, советом дома, девелопером или управляющей компанией. Когда они спрашивают, как быстро обрабатываются жалобы или починили ли в прошлом месяце освещение в холле, фото и отметка времени — лучший ответ, чем «вроде бы да».

Отчёты TaskLoop показывают долю выполненных задач, время реакции и выполнения и эффективность персонала. Принесите их на ежемесячное собрание и посмотрите, какие категории возвращаются снова и снова. Если один и тот же стояк квартир каждую зиму сообщает о протечках, это разговор о капитальном ремонте, а не о текущем обслуживании, — и теперь у вас есть история, чтобы его обосновать.

Кто чем пользуется

Чего TaskLoop не делает

TaskLoop — не система автоматизации здания. Он не считывает датчики чиллеров, не переключает AHU и не получает аварийные сигналы от вашей BMS. Это и не бухгалтерская программа: начисления за обслуживание, счета и лицевые счета собственников остаются там, где они ведутся сейчас. TaskLoop — это уровень, на котором люди берут работу и закрывают её. Если вы не уверены, где проходят границы между этими системами, статья CMMS, CAFM и BMS: в чём разница это объясняет.

С чего начать

Большинство команд жилых домов начинают со стойки консьержа и службы эксплуатации. В течение двух недель регистрируйте каждый звонок и личное обращение как заявку, назначайте её и закрывайте с фото. В итоге у вас будет то, чего большинство зданий никогда не видит: полный список того, о чём сообщают жители, сколько заняла каждая работа и где она застревает.

Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от размера здания и команды. Запишитесь на бесплатную демонстрацию и возьмите с собой реальные жалобы за неделю — мы покажем, как каждая из них проходила бы в TaskLoop. Подробнее — на странице об управлении зданием с TaskLoop.