نرم‌افزاری برای تیمی که پشت یک ساختمان اداری یا تجاری است

کاری که پشت یک ساختمان اداری است

ساختمان اداری ساکنان کمتری از یک برج مسکونی دارد، اما انتظار به ازای هر متر مربع در آن بیشتر است. مستأجران برای طبقه‌ای کارآمد پول می‌دهند: تهویه‌ای که پابه‌پای یک اتاق جلسهٔ پر کار کند، چراغ‌هایی که روشن شوند، سرویس‌های بهداشتی‌ای که تا ساعت نه تمیز باشند و کارت‌های ورودی که درهای درست را باز کنند. وقتی چیزی خراب می‌شود، مدیر دفتر آن طبقه به میز پشتیبانی ایمیل می‌زند و بعد مدیرعاملش به تیم اجاره ایمیل می‌زند.

پشت این‌ها یک مدیر تأسیسات، یک میز پشتیبانی یا پذیرش، تیمی از مهندسان و تکنسین‌های ساختمان، نظافت و نگهبانی و فهرست بلندی از پیمانکاران قرار دارند. کارشان از همه طرف می‌رسد: ایمیل مستأجران، تماس با پذیرش، هشدارهای BMS، بازدیدهای مالک و فشار مداوم بازسازی‌ها با آمدن و رفتن مستأجران. بدون یک فهرست واحد، مدیر تأسیسات روزش را مثل یک مسیریاب انسانی می‌گذراند؛ ایمیل‌ها را دست‌به‌دست می‌کند و پیگیر خبر می‌شود.

TaskLoop به این کار یک جای واحد می‌دهد. هر درخواست مسئول، اولویت، مهلت و سابقه‌ای از نحوهٔ بسته شدنش پیدا می‌کند.

درخواست‌های مستأجر، از صندوق ایمیل تا بسته شدن

هر کار از همان چهار مرحله می‌گذرد: درخواست، واگذاری، اقدام، ارزیابی.

درخواست. میز پشتیبانی هر درخواست مستأجر را در داشبورد مدیریت ثبت می‌کند: طبقه، مستأجر، دسته، اولویت و آنچه گزارش شده است. مستأجران هم می‌توانند کد QR طبقهٔ خود یا سرویس بهداشتی یا اتاق جلسه را اسکن کنند، مستقیم درخواست ثبت کنند و پیشرفتش را دنبال کنند.

واگذاری. مدیر تأسیسات یا میز پشتیبانی وظیفه را با مهلت و دستورالعمل به یک مهندس، یک تکنسین یا واحدی مثل نظافت واگذار می‌کند.

اقدام. مهندس یک اعلان فوری در اپ موبایل کارکنان دریافت می‌کند، وظیفه را می‌پذیرد، وضعیتش را به‌روز می‌کند و آن را با یک عکس اختیاری و ثبت زمان انجام می‌بندد.

ارزیابی. وظیفه با سابقه‌ای کامل بسته می‌شود: چه کسی گزارش داد، چه کسی انجام داد و چقدر طول کشید. مستأجرانی که از مسیر QR درخواست داده‌اند، پس از انجام کار می‌توانند به خدمات امتیاز دهند.

آن‌وقت میز پشتیبانی بدون تماس با مهندس می‌تواند به سؤال «درخواست ما کجاست؟» پاسخ دهد. برای اطلاعات بیشتر دربارهٔ اجرای این روند بدون یک مرکز تماس بزرگ، مقالهٔ درخواست‌های تعمیر مستأجران بدون مرکز تماس را بخوانید.

HVAC خارج از ساعت کاری و کارهای بیرون از وقت اداری

درخواست‌های HVAC خارج از ساعت کاری منبع همیشگی اصطکاک‌اند. تیم یکی از مستأجران در طبقهٔ ۸ تا دیروقت کار می‌کند، برنامهٔ سرمایش ساختمان ساعت شش تمام می‌شود و طبقه گرم می‌شود. کسی به نگهبانی زنگ می‌زند، نگهبانی به موبایل مهندس کشیک زنگ می‌زند، مهندس برنامه را از BMS تمدید می‌کند و صبح روز بعد هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید درخواست کی داده شد، چه کسی تأییدش کرد یا چقدر طول کشید.

در TaskLoop این درخواست یک وظیفه است. با زمان و نام مستأجر ثبت می‌شود، به مهندس کشیک واگذار می‌شود و با ثبت زمان و یک یادداشت بسته می‌شود. اگر پذیرفته نشود، به سرمهندس ارجاع داده می‌شود. آخر ماه فهرستی تاریخ‌دار از همهٔ درخواست‌های خارج از ساعت کاری هر مستأجر دارید. این وقتی اهمیت دارد که هزینهٔ تهویهٔ مطبوع خارج از ساعت کاری طبق قرارداد اجاره از مستأجر گرفته می‌شود و وقتی هم که مستأجر به این هزینه اعتراض می‌کند.

همین دربارهٔ هر کار بیرون از وقت اداری صدق می‌کند: نشت آب در روز جمعه، خرابی کنترلر کنترل تردد در روز تعطیل رسمی یا ایراد اعلام حریق ساعت ۳ بامداد.

نواقص بازسازی و تحویل طبقه

وقتی مستأجری طبقه‌ای را بازسازی می‌کند، تحویل با یک فهرست نواقص تمام می‌شود: تایل‌های سقفی ناهم‌تراز، جعبهٔ کف بدون برق، آرام‌بند دری که در را محکم می‌کوبد، سرآبپاشی که رویش رنگ خورده، درپوشی که در رایزر جا مانده است. این فهرست‌ها معمولاً در صفحه‌گسترده‌ای هستند که بین مدیر تأسیسات، مدیر پروژهٔ مستأجر و پیمانکار بازسازی ایمیل می‌شود؛ با سه نسخهٔ هم‌زمان در گردش و عکس‌هایی که در گالری گوشی کسی گم شده‌اند.

در TaskLoop هر نقص وظیفه‌ای است با محل، شرح، مسئول و مهلت که با عکس به‌عنوان مدرک بسته می‌شود. مدیر تأسیسات با یک نگاه می‌بیند چند مورد باز است، دست چه کسی است و کدام‌ها عقب افتاده‌اند. پیمانکار بازسازی می‌تواند نواقص مربوط به خودش را مستقیم در TaskLoop دریافت کند و ببندد، با مستندسازی تصویری که مدیر تأسیسات می‌تواند بررسی کند.

نگهداری برنامه‌ریزی‌شده در همان فهرست

تأسیسات یک ساختمان تجاری منتظر شکایت نمی‌ماند: فیلترهای AHU، برج‌های خنک‌کننده، پمپ‌ها، آزمایش ژنراتور، بازدید روشنایی اضطراری. TaskLoop با هر کار مثل وظیفه‌ای با مهلت، دستورالعمل و مستندسازی تصویری رفتار می‌کند که سرمهندس یا مدیر تأسیسات ایجاد کرده است. برنامه‌های تکراری نگهداری پیشگیرانه و چک‌لیست‌های بازرسی، پس از یک بار تنظیم، وظایفشان را خودکار ایجاد می‌کنند. نگه داشتن کارهای اصلاحی و برنامه‌ریزی‌شده در یک فهرست یعنی مهندس کشیک کل روزش را می‌بیند، نه فقط پرسروصداترین درخواست را.

گزارش برای مالک و مستأجران

ساختمان‌های تجاری بر اساس انتظاراتی مدیریت می‌شوند، چه مکتوب باشند چه نه. مالکان و مدیران دارایی می‌خواهند بدانند به مستأجران رسیدگی می‌شود یا نه. مستأجران می‌خواهند بدانند درخواست‌هایشان جدی گرفته می‌شود.

گزارش‌های TaskLoop نرخ انجام وظایف، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان را نشان می‌دهند. از آن‌ها برای گزارش ماهانه به مدیر دارایی، برای جلسهٔ فصلی با مستأجران یا فقط برای پیدا کردن طبقه‌ای استفاده کنید که همان شکایت سرمایش مدام در آن تکرار می‌شود. این الگو اغلب به یک مشکل بالانس سیستم اشاره دارد، نه مجموعه‌ای از خرابی‌های تک‌وتوک.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

TaskLoop چه چیزی نیست

TaskLoop یک BMS نیست. چیلرها را کنترل نمی‌کند و جعبه‌های VAV را نمی‌خواند. سیستم مدیریت اجاره یا حسابداری هم نیست؛ پس صورتحساب هزینه‌های خارج از ساعت کاری با ابزارهای فعلی شما و با استناد به سوابق TaskLoop صادر می‌شود. اگر CAFM شما فهرست دارایی‌ها و داده‌های فضا را نگه می‌دارد، نگهش دارید. مقالهٔ CMMS در برابر CAFM در برابر BMS را بخوانید تا ببینید هر کدام کجا به کار می‌آید.

شروع کار

با میز پشتیبانی و تیم فنی شروع کنید. دو هفته همهٔ ایمیل‌ها و تماس‌های مستأجران را به TaskLoop هدایت کنید و بعد به داشبورد نگاه کنید: چه چیزی وارد شد، چه چیزی بسته شد، چه چیزی منتظر ماند و چرا. قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به ساختمان و تیم شما بستگی دارد. یک دموی رایگان رزرو کنید یا دربارهٔ نرم‌افزار مدیریت ساختمان TaskLoop بیشتر بخوانید.