Facility-Management-Software für das Team hinter einem Büro- oder Gewerbegebäude

Die Arbeit hinter einem Bürogebäude

Ein Bürogebäude hat weniger Bewohner als ein Wohnhochhaus, aber höhere Erwartungen pro Quadratmeter. Mieter zahlen für eine funktionierende Etage: eine Klimaanlage, die mit einem vollen Besprechungsraum mithält, Licht, das funktioniert, Sanitärräume, die um neun sauber sind, Zugangskarten, die die richtigen Türen öffnen. Fällt etwas aus, schreibt die Office Managerin der Etage dem Helpdesk, und danach schreibt ihre Geschäftsführung dem Vermietungsteam.

Dahinter stehen ein Facility Manager, ein Helpdesk oder Empfang, ein Team aus Haustechnikern, Reinigung und Sicherheitsdienst sowie eine lange Liste von Fremdfirmen. Ihre Arbeit kommt aus allen Richtungen: Mieter-E-Mails, Anrufe am Empfang, Alarme der Gebäudeleittechnik, Begehungen durch den Eigentümer und der stetige Druck von Mieterausbauten bei Ein- und Auszügen. Ohne eine gemeinsame Liste verbringt der Facility Manager den Tag als menschliche Vermittlungsstelle, leitet E-Mails weiter und fragt nach dem Stand.

TaskLoop gibt dieser Arbeit einen Ort. Jede Anfrage bekommt eine verantwortliche Person, eine Priorität, eine Frist und einen Nachweis, wie sie abgeschlossen wurde.

Mieteranfragen vom Postfach bis zum Abschluss

Jeder Auftrag folgt denselben vier Schritten: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung.

Anfrage. Der Helpdesk erfasst jede Mieteranfrage im Admin-Dashboard: Etage, Mieter, Kategorie, Priorität und was gemeldet wurde. Mieter können auch einen QR-Code auf ihrer Etage, in einem Sanitär- oder Besprechungsraum scannen, die Anfrage direkt senden und den Fortschritt verfolgen.

Zuweisung. Der Facility Manager oder der Helpdesk weist die Aufgabe einem Haustechniker, einem Techniker oder einer Abteilung wie der Reinigung zu, mit Frist und Anweisungen.

Erledigung. Der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung in der mobilen Mitarbeiter-App, nimmt die Aufgabe an, aktualisiert ihren Status und schließt sie mit optionalem Foto und Erledigungszeitstempel ab.

Bewertung. Die Aufgabe schließt mit einem vollständigen Verlauf: wer sie gemeldet hat, wer sie erledigt hat, wie lange es gedauert hat. Mieter, die über den QR-Code angefragt haben, können den Service nach der Erledigung bewerten.

Der Helpdesk kann dann „Wo bleibt unsere Anfrage?“ beantworten, ohne den Techniker anzurufen. Wie das ohne großes Callcenter funktioniert, lesen Sie unter Mieteranfragen zur Instandhaltung ohne Callcenter.

HVAC nach Feierabend und Arbeit außerhalb der Betriebszeiten

HVAC-Anfragen nach Feierabend sind eine klassische Quelle für Reibung. Ein Mieterteam arbeitet im 8. OG länger, der Kühlplan des Gebäudes endet um 18 Uhr, und die Etage heizt sich auf. Jemand ruft den Sicherheitsdienst an, der Sicherheitsdienst ruft den diensthabenden Techniker auf dem Handy an, der Techniker verlängert den Zeitplan in der Gebäudeleittechnik, und am nächsten Morgen weiß niemand, wann es angefragt wurde, wer es freigegeben hat und wie lange die Anlage lief.

In TaskLoop ist diese Anfrage eine Aufgabe. Sie wird mit Uhrzeit und Mieter erfasst, dem diensthabenden Techniker zugewiesen und mit Zeitstempel und Notiz abgeschlossen. Wird sie nicht angenommen, eskaliert sie an den Chief Engineer. Am Monatsende haben Sie eine datierte Liste aller Anfragen außerhalb der Betriebszeiten je Mieter. Das zählt, wenn Klimatisierung nach Feierabend laut Mietvertrag weiterberechnet wird, und es zählt, wenn ein Mieter die Rechnung anzweifelt.

Dasselbe gilt für alles außerhalb der Betriebszeiten: einen Wasserschaden am Sonntag, einen ausgefallenen Zutrittscontroller an einem Feiertag, eine Störung der Brandmeldeanlage um 3 Uhr nachts.

Ausbaumängel und Übergaben

Baut ein Mieter eine Etage aus, endet die Übergabe mit einer Mängelliste: schief sitzende Deckenplatten, ein Bodentank ohne Strom, ein Türschließer, der knallt, ein übermalter Sprinklerkopf, eine fehlende Blindabdeckung im Steigschacht. Solche Listen liegen meist in einer Tabelle, die zwischen Facility Manager, Projektleitung des Mieters und Ausbaufirma per E-Mail hin und her geht, mit drei Versionen im Umlauf und Fotos, die irgendwo in einer Handy-Galerie verschwinden.

In TaskLoop ist jeder Mangel eine Aufgabe mit Ort, Beschreibung, verantwortlicher Person und Frist, abgeschlossen mit einem Foto als Nachweis. Der Facility Manager sieht auf einen Blick, wie viele Mängel offen sind, wer sie hat und welche überfällig sind. Die Ausbaufirma kann ihre eigenen Mängel direkt in TaskLoop erhalten und abschließen, mit Fotonachweis, den der Facility Manager prüfen kann.

Geplante Wartung auf derselben Liste

Die Anlagentechnik eines Gewerbegebäudes wartet nicht auf Beschwerden: AHU-Filter, Kühltürme, Pumpen, Probeläufe der Netzersatzanlage, Prüfungen der Notbeleuchtung. TaskLoop behandelt jeden dieser Aufträge als Aufgabe mit Frist, Anweisungen und Fotonachweis, angelegt vom Chief Engineer oder Facility Manager. Wiederkehrende Pläne für vorbeugende Wartung und Prüf-Checklisten erzeugen ihre Aufgaben nach der Einrichtung automatisch. Stehen reaktive und geplante Arbeit auf einer Liste, sieht der diensthabende Techniker seinen ganzen Tag und nicht nur die lauteste Anfrage.

Berichte für Eigentümer und Mieter

Gewerbeimmobilien werden an Erwartungen gemessen, ob schriftlich festgehalten oder nicht. Eigentümer und Asset Manager wollen wissen, ob die Mieter gut betreut werden. Mieter wollen wissen, dass ihre Anfragen ernst genommen werden.

Die Berichte von TaskLoop zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten und Mitarbeiterleistung. Nutzen Sie sie für den Monatsbericht an den Asset Manager, für das vierteljährliche Mietergespräch oder einfach, um die Etage zu finden, auf der dieselbe Beschwerde über die Kühlung immer wiederkehrt. Ein solches Muster deutet oft auf ein Problem beim Luftmengenabgleich hin und nicht auf eine Reihe einzelner Störungen.

Wer was nutzt

Was TaskLoop nicht ist

TaskLoop ist keine Gebäudeleittechnik (BMS). Es steuert weder die Kältemaschinen noch liest es die VAV-Boxen aus. Es ist auch keine Software für Mietvertragsverwaltung oder Buchhaltung. Weiterberechnungen nach Feierabend stellen Sie also mit Ihren bestehenden Werkzeugen in Rechnung und nutzen den Verlauf in TaskLoop als Nachweis. Wenn Ihr CAFM Ihr Anlagenverzeichnis und Ihre Flächendaten enthält, behalten Sie es. Lesen Sie CMMS vs. CAFM vs. BMS, um zu sehen, wo welches System hingehört.

Der Einstieg

Beginnen Sie mit Helpdesk und Haustechnik. Leiten Sie zwei Wochen lang jede Mieter-E-Mail und jeden Anruf über TaskLoop und sehen Sie sich dann das Dashboard an: was eingegangen ist, was abgeschlossen wurde, was gewartet hat und warum. Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach Ihrem Gebäude und Team. Buchen Sie eine kostenlose Demo oder lesen Sie mehr über Gebäudemanagement mit TaskLoop.