عملیات چندزبانه برای تیم‌هایی که زبان مادری مشترک ندارند
تیمهای صف مقدم به‌ندرت زبان مادری مشترکی دارند و مهمانان و ساکنان هم همین‌طور. اپ‌های TaskLoop از انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی پشتیبانی میکنند و برای عربی و فارسی چیدمان راستبهچپ دارند.
چرخه
چطور کار میکند
-
درخواست مهمان
مهمان با کد QR اتاق، درخواستی را در اپ مهمان ثبت میکند.
-
واگذاری توسط پذیرش
پذیرش آن را در داشبورد با اولویت، مهلت و دستورالعمل کوتاه واگذار میکند.
-
اقدام کارکنان
مستخدم اتاق وظیفه را در اپ کارکنان می‌خواند و انجام می‌دهد.
-
امتیاز مهمان
مهمان می‌بیند کار انجام شده و به خدمات امتیاز می‌دهد.
شش زبان در اپها
اپ‌های TaskLoop از شش زبان پشتیبانی میکنند: انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی. این شامل اپ ثبت درخواست مهمان و ساکن، اپ موبایل کارکنان و داشبورد مدیریتی است که تیم شما هر روز با آن کار میکند. عربی و فارسی چیدمان راستبهچپ دارند. وبسایت TaskLoop، از جمله همین صفحه، به همین شش زبان و همچنین به آلمانی و فرانسوی منتشر میشود. آلمانی و فرانسوی فعلاً فقط در وبسایت در دسترس‌اند.
اگر برای تیمی نرمافزار انتخاب می‌کنید که در آن به چند زبان صحبت میشود، در هر دمویی، نه فقط دموی ما، دو سؤال بپرسید. کاربر صف مقدم به چه زبان‌هایی می‌تواند کار کند؟ و کدام بخش‌ها در هر حال به یک زبان باقی می‌مانند، مثل یادداشتهای کارکنان یا نام دسته‌هایی که خودتان تعریف می‌کنید؟ پاسخ این سؤال‌ها خیلی بیشتر از فهرستی از پرچم‌ها روی یک وبسایت به شما می‌گوید.
چرا زبان در شیفت اهمیت دارد
تیمهای عملیات به‌ندرت تک‌زبانه‌اند. تیم خانه‌داری یک هتل، گروه تعمیرات یک ساختمان یا تکنسین‌های سیار یک شرکت مدیریت تأسیسات اغلب فقط تا حدی زبان کاری مشترک دارند. مهمانان و ساکنان هم زبانهای خودشان را می‌آورند. درخواستی که ساعت ۷ صبح اشتباه خوانده شود، ساعت ۹ به شکایت تبدیل میشود.
TaskLoop وابستگی به متن آزاد را کم میکند. هر وظیفه اطلاعات ساختاریافتهای دارد که هر کسی با یک نگاه می‌خواند: اتاق یا محل، اولویت، مهلت و وضعیت. مستندسازی تصویری هم نشان می‌دهد کار انجام شده، بی‌آنکه کسی لازم باشد آن را توضیح دهد.
گردش کار، قدم‌به‌قدم
۱. مهمان یا ساکن درخواست ثبت میکند
مهمان کد QR اتاقش را اسکن میکند و در اپ مهمان درخواست ثبت میکند. چون کد متعلق به همان اتاق است، محل خودکار پیوست میشود و یک چیز کمتر برای توضیح دادن می‌ماند. اپ مهمان از انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی پشتیبانی میکند.
۲. پذیرش با دستورالعمل کوتاه و مشخص واگذار میکند
پذیرش در داشبورد مدیریت وظیفه را با اولویت، مهلت و دستورالعمل واگذار میکند. در تیمی چندزبانه، دستورالعمل وقتی بهترین نتیجه را می‌دهد که کوتاه باشد: «اتاق ۱۰۱۲، دو حولهٔ اضافه، تا ساعت ۱۴:۰۰».
۳. کارکنان می‌خوانند و اقدام میکنند
مستخدم اتاق یا تکنسین وظیفه را در اپ کارکنان می‌بیند. محل، اولویت، مهلت و دکمههای «پذیرش» و «انجام شد» بیشتر بار ارتباط را به دوش می‌کشند. وقتی کار تمام شد، عکس پیوست میکنند.
۴. مهمان امتیاز می‌دهد
مهمان می‌بیند درخواستش انجام شده و به خدمات امتیاز می‌دهد. امتیاز به ترجمه نیاز ندارد.
برای چه کسانی مهم است
- سرپرستان خانه‌داری و سرمهندسان با تیمهای چندزبانه.
- مدیران دفتر پذیرش که به مهمانان بین‌المللی خدمات می‌دهند.
- شرکت‌های مدیریت تأسیسات با تیم‌هایی در چند سایت.
- مدیران مجتمع در ساختمان‌هایی با ساکنان متنوع.
صفحه چه چیزی نشان می‌دهد
در اپ کارکنان، هر وظیفه با محل، اولویت و مهلت شروع میشود و دستورالعمل متنی زیر آن می‌آید. در داشبورد، وضعیت‌ها و بار کاری به‌شکل فیلدهای ساختاریافته نمایش داده می‌شوند. هرچه وظیفه کمتر به خواندن یک پاراگراف وابسته باشد، در میان زبانهای مختلف بهتر کار میکند.
نکته‌های عملی برای تیمهای چندزبانه
نرمافزار فقط بخشی از کار را انجام می‌دهد. این عادت‌ها کمک میکنند تیم چندزبانه وظایف را سریع و درست بخواند.
- دستورالعمل را به‌شکل واقعیت‌های کوتاه بنویسید. محل، وسیله، زمان؛ مثلاً «اتاق ۱۰۱۲، تخت کودک، تا ساعت ۱۸:۰۰». از جمله‌های طولانی و اصطلاحات محلی پرهیز کنید.
- همیشه از همان کلمات استفاده کنید. برای کارها و وسایل رایج نام‌های استاندارد توافق کنید تا «تخت اضافه» در یک شیفت «تخت سفری» و در شیفت دیگر «تخت تاشو» نشود.
- به فیلدهای ساختاریافته تکیه کنید. بگذارید اولویت و مهلت فوریت را منتقل کنند، به‌جای اینکه در یادداشت «فوری!!!» بنویسید.
- برای هر چیز مبهمی عکس بخواهید. عکس کار تمام‌شده تأیید میکند که وظیفه درست فهمیده شده، به هر زبانی که یادداشت نوشته شده باشد.
- با وظایف واقعی آموزش دهید. مرور کوتاه در جلسهٔ توجیهی شیفت با وظایف همان روز، بهتر از یک دفترچهٔ راهنما جواب می‌دهد.
- تازه‌واردها را با یک همکار جفت کنید. کسی که هم‌زبانشان است می‌تواند چند وظیفهٔ اول را توضیح دهد.
کارهایی که انجام نمی‌دهد
- ترجمهٔ خودکار. یادداشتهای متنی همان‌طور که نوشته شده‌اند نمایش داده می‌شوند. ترجمهٔ خودکار بین کارکنان، یا بین مهمان و کارکنان، قابلیت تأییدشدهای نیست.
پرسش‌های رایج
اپ‌های TaskLoop از چه زبان‌هایی پشتیبانی میکنند؟
انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی. این شامل اپ ثبت درخواست مهمان و ساکن، اپ موبایل کارکنان و داشبورد مدیریت میشود.
آیا زبان وبسایت با زبان اپ یکی است؟
نه دقیقاً. اپها از شش زبان پشتیبانی میکنند: انگلیسی، عربی، فارسی، روسی، چینی و اسپانیایی. وبسایت علاوه بر این شش زبان، به آلمانی و فرانسوی هم منتشر میشود.
آیا TaskLoop دستورالعملها را خودکار بین کارکنان ترجمه میکند؟
ترجمهٔ خودکار متن آزاد، مثل دستورالعمل وظایف یا یادداشتهای مهمان، قابلیت تأییدشدهای نیست. سرپرستانی که تیمهای چندزبانه را اداره میکنند، معمولاً دستورالعملها را کوتاه و مشخص مینویسند، با شمارهٔ اتاق، وسیله و زمان، و به فیلدهای ساختاریافتهای مثل اولویت و مهلت تکیه میکنند.
آیا اپها از زبانهای راستبهچپ مثل عربی و فارسی پشتیبانی میکنند؟
بله. عربی و فارسی در اپها، درست مثل همین وبسایت، چیدمان راستبهچپ دارند.
چرا زبان برای نرمافزار عملیات اهمیت دارد؟
وظیفهای که مستخدم اتاق نتواند سریع بخواند، وظیفهای است که دیر انجام میشود. وظایف ساختاریافته در میان زبانهای مختلف کمک میکنند، چون شمارهٔ اتاق، اولویت، مهلت، دکمههای وضعیت و مستندسازی تصویری حتی وقتی یادداشت متنی کوتاه است کار میکنند. بخش بزرگی از دلیل برتری وظایف ساختاریافته بر پیامهای صوتی در یک گروه چت همین است.
گردش کار خودتان را در TaskLoop ببینید
به ما بگویید درخواست‌ها امروز چگونه به تیم شما می‌رسند. همان جریان را با نقش‌ها و انواع درخواست‌های خودتان در TaskLoop به شما نشان می‌دهیم.