Eine Plattform für Gebäude, Hotels und die Teams, die sie am Laufen halten

Das Problem: Arbeit, die in Telefonaten, auf Papier und in Chatgruppen steckt

Den meisten operativen Teams fehlt es nicht an Einsatz. Es fehlt ein zentraler Ort, an dem Anfragen festgehalten, einer Person zugeordnet und abgeschlossen werden. Im Hotel ruft ein Gast an der Rezeption wegen Handtüchern an, die Rezeption ruft das Housekeeping an, und die Anfrage existiert nur so lange, wie sich jemand daran erinnert. In Wohn- und Gewerbeimmobilien schreibt ein Bewohner dem Hausverwalter, der ein Foto per WhatsApp an einen Techniker weiterleitet. Bei einem Reinigungsauftrag oder auf einem Campus verteilt die Vorarbeiterin die Aufträge zu Schichtbeginn auf Papier und erfährt erst am Ende, welche liegen geblieben sind.

An einem ruhigen Tag funktioniert jede dieser Methoden. An einem vollen Tag scheitern sie alle auf dieselbe Weise:

• Anfragen gehen zwischen der Person, die sie gehört hat, und der Person, die die Arbeit erledigen soll, verloren.
• Niemand ist für eine Aufgabe zuständig, also erledigen sie zwei Leute oder keiner.
• Es gibt keine Aufzeichnung, wann die Arbeit begonnen oder beendet wurde, und keinen Nachweis, dass sie erledigt ist.
• Führungskräfte sehen die offene Arbeitslast nicht und erfahren von Problemen erst durch Beschwerden.
• Es fehlen Daten, die zeigen, welches Team überlastet ist oder welche Art von Anfrage immer wiederkehrt.

Woraus TaskLoop besteht

TaskLoop besteht aus drei verbundenen Apps, eine für jede Person im Kreislauf.

Die Anfrage-App. Im Hotel hat jedes Zimmer seinen eigenen QR-Code. Der Gast scannt ihn, wählt aus, was er braucht, verfolgt die Bearbeitung und bewertet am Ende den Service. Ein Anruf ist nicht nötig. In Gebäuden melden Bewohner und Mieter auf demselben Weg Mängel über einen QR-Code in ihrer Einheit, in einem Gemeinschaftsbereich oder an einer Anlage.

Das Admin-Dashboard. Rezeption, Hausverwaltung oder Teamleitung erfassen Anfragen, auch solche, die weiterhin telefonisch oder am Empfang eingehen. Sie weisen jede Aufgabe einer Person oder Abteilung zu, legen Priorität, Frist und Anweisungen fest und sehen jede offene Anfrage sowie die Auslastung jeder Abteilung in Echtzeit.

Die Mitarbeiter-App. Zimmermädchen, Techniker und Teammitglieder erhalten Aufgaben per Push-Benachrichtigung, nehmen sie an, aktualisieren den Status und schließen sie optional mit einem Foto und einem Erledigungszeitstempel ab. Läuft eine Aufgabe über ihre Frist hinaus, wird sie an die Vorgesetzten eskaliert.

Hinter den drei Apps zeigen Berichte Erledigungsquoten, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Mitarbeiterleistung und Gästebewertungen.

Eine Plattform für Gebäude, Hotels und Teams

TaskLoop hat drei gleichwertige Teile, weil die eigentliche Aufgabe dieselbe ist. Jemand bittet um etwas, jemand wird verantwortlich gemacht, die Arbeit wird erledigt, und jemand prüft sie. Nur das Vokabular ändert sich:

Alle drei auf einer Plattform bedeuten eine einheitliche Arbeitsweise für Organisationen, die die Grenzen überschreiten, etwa Serviced Apartments, gemischt genutzte Hochhäuser oder Facility-Management-Unternehmen mit Hotel- und Wohnimmobilienverträgen. Die Mitarbeitenden lernen eine App. Die Führungskräfte lesen einen Satz Berichte.

Was sich für Führungskräfte ändert

Die größte Veränderung ist Transparenz. Statt herumzufragen, öffnet die Front-Office-Managerin, der technische Leiter oder die Facility Managerin das Dashboard und sieht, was offen ist, wer es bearbeitet und was im Verzug ist. Die Eskalation bringt überfällige Arbeit zu den Vorgesetzten, bevor daraus eine Beschwerde wird. Fotonachweis und Zeitstempel klären die Frage, ob ein Auftrag erledigt wurde. Über Wochen zeigen die Berichte, wo Reaktionszeiten nachlassen und welche Anfragen sich wiederholen. Genau diese Informationen brauchen Sie, um Schichten zu besetzen und Wartung zu planen.

Den vollständigen Kreislauf für jeden Einsatzbereich finden Sie unter So funktioniert TaskLoop. Oder buchen Sie eine Demo und gehen Sie ihn mit Ihren eigenen Anfragearten durch.