Software de gestión de edificios para quienes mantienen los edificios en marcha

Qué significa aquí software de gestión de edificios

El software de gestión de edificios, en el sentido en que lo usa TaskLoop, es software para la operación diaria de un edificio: recibir las solicitudes de residentes e inquilinos, convertirlas en órdenes de trabajo, asignarlas a técnicos, darles seguimiento hasta que el trabajo esté hecho y conservar un registro que lo demuestre. Es el sistema en el que trabajan cada día la administración del edificio, el facility manager y el equipo de mantenimiento.

Esa definición necesita una aclaración, porque el término se usa de dos maneras distintas.

En ingeniería, BMS significa automatización de edificios

Si le pregunta a un jefe de mantenimiento o a un consultor de instalaciones MEP qué es un BMS, le describirá un sistema de automatización de edificios. Es la capa de control que supervisa y hace funcionar los equipos: enfriadoras, AHU, fan coils, bombas, circuitos de iluminación y, a veces, interfaces de control de accesos y alarma contra incendios. Se comunica con esos equipos mediante protocolos como BACnet o Modbus, muestra alarmas y tendencias en una estación de supervisión y ajusta las consignas automáticamente. Siemens, Honeywell, Johnson Controls y Schneider Electric son nombres típicos en ese mundo.

TaskLoop no es eso. No lee sensores, no controla equipos ni se conecta al front end del BMS. No hay integración con IoT.

TaskLoop es la capa de operación y mantenimiento

Lo que un sistema de automatización de edificios no hace es gestionar personas. Cuando el BMS lanza una alarma de temperatura alta en una enfriadora, alguien todavía tiene que enterarse, ir a revisar, repararla o llamar al contratista, y registrar lo que hizo. Cuando un residente de una torre reporta una llave que gotea, no interviene ningún sensor. Ese flujo de trabajo humano es donde se sitúa TaskLoop:

• Órdenes de trabajo para trabajos correctivos, desde una luz que parpadea en un pasillo hasta un desagüe tapado en el estacionamiento.
• Solicitudes de residentes e inquilinos, registradas por la administración del edificio y seguidas desde el reporte hasta el cierre.
• Mantenimiento preventivo, como cambios de filtros, revisiones de bombas e inspecciones de puertas cortafuego, creados como tareas con plazos e instrucciones. Los programas recurrentes y las listas de inspección generan estas tareas automáticamente.
• Inspecciones y listas de pendientes, donde cada punto se convierte en una tarea con responsable y una foto al cerrarla.
• Coordinación de contratistas, para que los trabajos encargados a la empresa de ascensores o al proveedor del sistema contra incendios sigan teniendo seguimiento. Los contratistas pueden recibir y cerrar sus trabajos directamente, con prueba fotográfica.

En el lenguaje del sector, esto se acerca más a un CMMS ligero o a la parte de mesa de ayuda de un sistema CAFM que a un BMS. Si quiere la versión larga de esa distinción, lea CMMS vs CAFM vs BMS.

Para quién es

TaskLoop está pensado para quienes mantienen un edificio en funcionamiento, no para quienes diseñan sus controles:

• Administradores de edificios y responsables de comunidad en torres residenciales, que reciben las solicitudes de los residentes, gestionan mudanzas de entrada y salida y responden ante una junta de propietarios o un arrendador.
• Facility managers en edificios comerciales y oficinas, que se ocupan de las zonas comunes, las solicitudes de los inquilinos y los estándares de servicio en una o varias sedes.
• Jefes de mantenimiento y supervisores, que planifican la jornada de los técnicos, deciden qué es urgente y necesitan saber qué trabajos siguen abiertos al final del turno.
• Técnicos de mantenimiento, personal de limpieza y de seguridad, que reciben el trabajo en su teléfono y lo cierran en el sitio.
• Empresas de facility management, que operan varios edificios para distintos clientes y tienen que mostrar a cada cliente lo que se hizo. Consulte empresas de facility management.

Problemas habituales en la operación de edificios

Las solicitudes llegan por todas partes

Un residente llama a conserjería, un inquilino escribe un correo al administrador de la propiedad, un miembro de la junta manda un WhatsApp con una foto y un técnico ve algo durante su recorrido. Cada canal tiene su propia memoria. Cuando el residente vuelve a llamar una semana después, nadie sabe decir quién tenía el trabajo ni qué pasó con él.

Nadie es dueño del trabajo

En un grupo de chat compartido, una solicitud de plomero la ven seis personas. Cada una supone que otra se encargará. Llegan dos técnicos, o no llega ninguno.

Sin prueba y sin historial

Cuando un inquilino se queja de que nunca se reparó el aire acondicionado de su oficina, el administrador necesita mostrar cuándo llegó la solicitud, quién fue y qué hizo. Un libro de registro en papel o un hilo de chat rara vez responde a eso.

El trabajo preventivo queda detrás del correctivo

Todo edificio tiene una lista de trabajos que deberían hacerse según un calendario: cambios de filtros de las AHU, limpieza de cisternas, pruebas del generador, revisión de puertas cortafuego. Cuando el día se llena de llamadas de residentes, estos trabajos son los primeros en quedarse atrás, y nadie se da cuenta hasta que algo falla.

Los contratistas son una caja negra

El mantenimiento de ascensores, los sistemas contra incendios y las reparaciones especializadas se suelen encargar a empresas externas. Una vez hecha la llamada, la administración pierde el rastro del trabajo hasta que llega la factura.

Se gestiona a base de quejas

Sin una vista en vivo del trabajo abierto, el facility manager se entera de los problemas cuando un propietario o un inquilino los escala. No hay datos que muestren qué solicitudes tardan más, qué plantas generan más fallas o si al equipo le falta personal.

Cómo resuelve TaskLoop cada problema

Un solo lugar para todas las solicitudes. Las solicitudes de todos los canales se registran en el panel de administración, con la unidad o zona, una categoría, una descripción y una prioridad. Las que llegan por teléfono o al mostrador se escriben una vez y, a partir de ahí, se siguen como todas las demás. Los residentes e inquilinos también pueden reportar incidencias por su cuenta mediante un código QR en su unidad, en una zona común o en un equipo.

Un responsable por orden de trabajo. Cada trabajo se asigna a una persona concreta o a un departamento, con un plazo e instrucciones como las condiciones de acceso o las piezas que hay que llevar. El técnico recibe una notificación push en la app del personal y acepta el trabajo, así no hay dudas sobre quién lo tiene.

Historial y prueba fotográfica. Cada cambio de estado queda registrado. Cuando el técnico cierra el trabajo, puede adjuntar una foto, y se guarda la hora de finalización. El administrador del edificio puede responder a «¿cuándo se arregló esto?» en segundos y con evidencia.

Escalado en lugar de silencio. Si una orden de trabajo supera su plazo, se escala a un supervisor. Un trabajo olvidado se hace visible antes de que el residente tenga que volver a llamar.

El trabajo preventivo en la misma cola. Los trabajos planificados se crean como tareas junto al trabajo correctivo, con la misma asignación, plazo y prueba. Ya no pueden desaparecer por vivir en una hoja de cálculo aparte. TaskLoop repite estos trabajos automáticamente según el calendario que usted defina.

Los trabajos de contratistas siguen controlados. Un trabajo encargado a una empresa externa sigue registrado como tarea con responsable, plazo y registro del resultado. Los contratistas pueden recibir y cerrar el trabajo por su cuenta, con prueba fotográfica.

Informes que muestran a dónde se va el tiempo. El panel muestra en tiempo real el trabajo abierto y la carga de cada departamento. Los informes muestran las tasas de cumplimiento de tareas, los tiempos de respuesta y de resolución y el desempeño del personal, para que el facility manager vea qué tipos de solicitud son lentos y dónde reforzar la capacidad.

Un flujo de trabajo típico

Tomemos una torre residencial un día laborable por la mañana.

1. Solicitar. Una residente del piso 14 avisa a conserjería de que la luz del pasillo frente a su departamento lleva dos días parpadeando. Conserjería la registra en el panel como solicitud eléctrica para el pasillo del piso 14, con prioridad normal.
2. Asignar. La administración del edificio la asigna al electricista de turno, con plazo hasta el final del día y una nota de que hace falta una escalera.
3. Actuar. El electricista recibe una notificación push, acepta el trabajo, cambia el driver, toma una foto de la luz funcionando y cierra la tarea. Se registra la hora de finalización.
4. Revisar. Al final de la semana, el administrador revisa los informes. Las solicitudes eléctricas de los pisos altos tardan más que la media y el mismo pasillo ha aparecido dos veces. Es un patrón que conviene plantear al jefe de mantenimiento.

El mismo ciclo se aplica a la oficina de un inquilino en un edificio comercial, a una fuga encontrada en el estacionamiento o a una revisión programada de bombas.

Métodos manuales vs TaskLoop

Lo que TaskLoop no es

Tener claro el alcance ahorra tiempo a todos.

• No es un sistema de automatización de edificios. TaskLoop no supervisa ni controla HVAC, iluminación, bombas ni ningún otro equipo, y no se integra con BACnet, Modbus, sensores ni medidores.
• No es una plataforma IoT. No hay dispositivos conectados ni alarmas automáticas que lo alimenten. Son las personas quienes generan el trabajo.
• No es una suite completa de gestión de activos empresariales. No gestiona inventario de repuestos, compras ni depreciación de activos.
• No es software contable ni de administración de propiedades. Las cuotas de mantenimiento, los contratos de arrendamiento, el cobro de rentas y los estados de cuenta para propietarios pertenecen a su sistema de administración de propiedades o de contabilidad.
• No es una red social para residentes. Está pensado para las solicitudes y el trabajo que generan, no para avisos a la comunidad ni reservas de áreas comunes.

TaskLoop es la capa donde las solicitudes se convierten en trabajo con responsable, seguimiento y cierre. Para muchos equipos de edificios es la pieza que falta, porque los equipos ya están automatizados y las cuentas ya están en un software, mientras que el trabajo diario sigue funcionando con llamadas y grupos de chat.

Primeros pasos

La forma más rápida de saber si TaskLoop encaja es ver sus propios tipos de solicitud en él. En una demo revisamos cómo llegan hoy las solicitudes a la administración de su edificio, configuramos un flujo de ejemplo para sus edificios y le mostramos el panel, la app del personal y los informes. Si además opera hoteles o apartamentos con servicios, la misma plataforma los cubre; consulte gestión hotelera. Para cuadrillas que no están ligadas a un solo edificio, consulte gestión de tareas. El precio se define por cotización; consulte precios.