Hotelsoftware für Resorts mit Teams auf einem weitläufigen Gelände

Warum Resorts schwieriger sind als Hotels

In einem Stadthotel ist das entfernteste Zimmer eine Aufzugsfahrt weit weg. In einem Resort kann es zehn Buggy-Minuten entfernt liegen, über einen Strandweg, vorbei an Pool, Spa und drei Restaurants. Jede Anfrage kostet Zeit, bis man dort ist, und jeder falsche Weg kostet mehr.

Resortteams sind außerdem größer und weiter verteilt: Housekeeping nach Villenzonen aufgeteilt, eine Technik, die Pools, Außenanlagen und Technikzentralen betreut, ein Fahrdienst mit Buggys, F&B-Outlets, In-Villa-Dining, ein Spa, ein Kids Club und ein Guest Service Center, das versucht, all das per Funk und Telefon im Blick zu behalten. Der Funkkanal ist voll, nichts wird aufgeschrieben, und wenn sich ein Gast beim Check-out beschwert, dass die Außendusche nie repariert wurde, kann niemand sagen, wer Bescheid wusste.

TaskLoop ist dafür gebaut, diese Koordination sichtbar zu machen. Jede Anfrage hat einen Ort, einen Verantwortlichen, eine Frist und einen Nachweis.

Wie eine Anfrage aus der Villa durch TaskLoop läuft

Jede Anfrage folgt vier Schritten: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung.

Anfrage. Jede Villa und jedes Zimmer hat einen eigenen QR-Code. Der Gast scannt ihn, wählt aus, was er braucht, und sendet die Anfrage ab. Da der Code zur Villa gehört, kommt die Anfrage mit dem genauen Ort an: kein „die beim zweiten Pool“. Anrufe und persönliche Anliegen am Guest Service Center werden im Admin-Dashboard erfasst, sodass alles in einer Liste steht. Siehe Anfragen per QR-Code.

Zuweisung. Das Guest Service Center oder eine Abteilungsleitung weist die Aufgabe einer Person oder Abteilung zu, mit Priorität, Frist und Anweisungen: „Villa 38, Außendusche verliert Druck, Gast bis 17:00 im Spa“.

Erledigung. Die Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung in der mobilen App von TaskLoop, wo auch immer sie auf dem Gelände sind. Sie nehmen die Aufgabe an, aktualisieren ihren Status und erledigen sie, mit Foto, wo es hilft. Die Erledigungszeiten werden gespeichert.

Bewertung. Der Gast sieht, wie seine Anfrage bis zur Erledigung verfolgt wird, und bewertet den Service.

Überschreitet eine Aufgabe ihre Frist, eskaliert sie an eine Führungskraft oder den Duty Manager. Dieses Sicherheitsnetz hat ein Funkspruch nicht.

Buggy-Logistik

Buggys sind das Verkehrsnetz eines Resorts. Gäste möchten zum Spa, zum Beach Club, in ein Restaurant oder zur Lobby gebracht werden; Gepäck muss bei An- und Abreise bewegt werden; Housekeeping und Technik brauchen Fahrten mit Wäsche oder Werkzeug.

In TaskLoop ist eine Buggy-Anfrage eine Aufgabe wie jede andere. Der Gast bittet um eine Abholung an Villa 38 um 15:30 Uhr; das Guest Service Center weist sie dem Fahrdienst oder einem bestimmten Fahrer zu; der Fahrer nimmt sie an und erledigt sie; die Uhrzeit wird gespeichert. Verspäten sich Abholungen, sieht die Leitung des Fahrdienstes das im Dashboard und erhält eine Eskalation. Nach einigen Wochen zeigen die Berichte zu Reaktions- und Erledigungszeiten, wann die Flotte an ihre Grenzen kommt, typischerweise zum Frühstück und bei Sonnenuntergang. Genau das sind die Belege, die Sie für die nächste Diskussion über den Dienstplan brauchen.

TaskLoop verfolgt keine Buggy-Positionen und plant keine Routen. Es sorgt dafür, dass jede Abholung einen Verantwortlichen und einen Nachweis hat.

Housekeeping über Villenzonen hinweg

Housekeeping in Villen funktioniert anders als auf Hotelfluren. Zimmerreinigerinnen transportieren Wäsche und Amenities per Buggy, eine Villenreinigung dauert länger, und der Turndown muss sich nach Gästen richten, die zwischen Villa und Strand pendeln. Eine Anfrage nach Amenities aus einer entfernten Villa kann lange warten, wenn sie per Funk an den Erstbesten weitergegeben wird, der antwortet.

Mit TaskLoop weisen Hausdame und Zonenleitungen Aufgaben der Zimmerreinigung oder dem Housekeeping-Team zu und sehen den Fortschritt in Echtzeit. Eine Bitte um zusätzliche Handtücher in Villa 38 geht an die Zimmerreinigerin, die diese Zone betreut, nicht an die erste Person am Funkgerät. Siehe die Housekeeping-Funktion und unsere Housekeeping-Checkliste nach Zimmerstatus.

Technik im Außenbereich

Die Technik eines Resorts kümmert sich um mehr als Zimmer: Poolpumpen und Dosieranlagen, Außenduschen, Bewässerung, Außenbeleuchtung, Steganlagen, Küchentechnik in mehreren Outlets und die Technikzentralen dahinter. Meeresluft und Sonne lassen vieles schnell verschleißen.

Jeder Auftrag ist eine Aufgabe, die einem Techniker mit Anweisungen zugewiesen und mit Foto und Zeitstempel abgeschlossen wird. Der Chief Engineer sieht, was auf dem gesamten Gelände offen ist und was zu lange gewartet hat. Muss eine Villa außer Betrieb genommen werden, zeigt der Verlauf genau, welcher Auftrag sie blockiert.

Ein Überblick für das Guest Service Center

Im Guest Service Center oder Front Office beginnen die meisten Anfragen im Resort. Mit TaskLoop sieht es jede offene Anfrage und die Auslastung jeder Abteilung in Echtzeit. Ruft ein Gast an und fragt, wo sein Buggy bleibt, kann der Mitarbeiter direkt vom Bildschirm antworten: um 15:21 dem Fahrdienst zugewiesen, um 15:23 angenommen.

Direktion und Resort Manager erhalten Berichte zu Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten, Mitarbeiterleistung und Gästebewertungen, aufgeschlüsselt nach Abteilung. Sie sind nützlich für das Morgenmeeting und um zu sehen, ob die Lücke zwischen „angefragt“ und „erledigt“ kleiner wird.

Neben Ihrem PMS

Ihr PMS, etwa Oracle OPERA, Cloudbeds oder Mews, verwaltet weiterhin Reservierungen, Zimmerbestand und Abrechnung. TaskLoop steuert die operative Arbeit während des Aufenthalts. Es läuft neben dem PMS und ist nicht damit integriert. Was das im Alltag bedeutet, steht unter Integrationen.

Wer was nutzt

Der Einstieg

Beginnen Sie mit den Anfragen, die den meisten Funkverkehr erzeugen, meist Buggys und Housekeeping. Bringen Sie zuerst in einer Villenzone QR-Codes an, leiten Sie die Anrufe des Guest Service Centers über das Dashboard und sehen Sie sich nach zwei Wochen die Reaktionszeiten an. Nehmen Sie dann Technik und die übrigen Outlets hinzu.

Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach Ihrem Haus und Ihrem Team. Buchen Sie eine kostenlose Demo oder lesen Sie mehr über Hotelmanagement mit TaskLoop.