Aufgabenmanagement
Aufgabenmanagement ist der Prozess, einzelne Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen, zu priorisieren, zu verfolgen und abzuschließen, sodass jede Aufgabe bis zur Erledigung einen Verantwortlichen, eine Frist und einen sichtbaren Status hat.
Auch bekannt als: Aufgabenverwaltung · Aufgabenzuweisung · Task-Management · Arbeitsmanagement
Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass Arbeit erledigt wird: Jede Aufgabe wird erfasst, einem Verantwortlichen zugeordnet, priorisiert, verfolgt und abgeschlossen. Die Kernfragen sind immer dieselben. Was ist zu tun? Wer macht es? Bis wann? Ist es erledigt, und woher wissen wir das?
Beispiel
Der Front-Office-Manager eines Resorts beginnt den Morgen mit fünf offenen Punkten aus der Nacht: eine defekte Poolbeleuchtung, die Vorbereitung einer VIP-Anreise, zwei Gästeanfragen und die Rückgabe einer Fundsache. In einer Aufgabenmanagement-Software hat jeder Punkt einen Zuständigen, eine Frist und einen Status. Um 10:00 Uhr sind drei erledigt und mit Zeitstempel versehen, einer ist in Bearbeitung, und die Poolbeleuchtung ist überfällig, sodass eine Führungskraft benachrichtigt wird.
Operatives Aufgabenmanagement und Projektarbeit
Die meiste Aufgabensoftware wurde für Büroprojekte mit langen Zeitplänen und Abhängigkeiten entwickelt. Operatives Aufgabenmanagement funktioniert anders:
| Aufgabenmanagement im Projekt | Operatives Aufgabenmanagement | |
|---|---|---|
| Wo die Arbeit stattfindet | Am Schreibtisch | Auf der Fläche, in Zimmern, vor Ort |
| Typische Aufgabendauer | Tage oder Wochen | Minuten oder Stunden |
| Woher Aufgaben kommen | Vom Team geplant | Meldungen, Kontrollen, Wartungspläne, Vorfälle |
| Was am meisten zählt | Meilensteine, Abhängigkeiten | Reaktionszeit, Erledigung, Nachweis |
Bezug zu verwandten Begriffen
Ein Arbeitsauftrag ist eine Aufgabe im Instandhaltungskontext. Die Eskalation ist das Sicherheitsnetz, wenn eine Aufgabe in Verzug gerät. Frontline-Mitarbeitende sind die Menschen, für die operatives Aufgabenmanagement da ist, und bei der Schichtübergabe gehen Aufgaben am häufigsten verloren. Chatgruppen dienen oft als Ersatz für Aufgabenmanagement, doch Nachrichten scrollen weg und haben weder Verantwortlichen noch Status.
Wo TaskLoop ins Bild passt
TaskLoop ist eine Aufgabenmanagement-Software für operative Teams in Gebäuden und Hotels. Aufgaben entstehen aus Meldungen oder werden von der Rezeption angelegt, mit Priorität, Frist und Anweisungen Mitarbeitenden oder Abteilungen zugewiesen, in der mobilen App mit optionalem Fotonachweis abgeschlossen und bei Überfälligkeit eskaliert. Mehr dazu unter Aufgabenmanagement-Software.